我现在在我们州的议员办公室实习,每天的工作之一就是要负责处理所有的来访信息。
一般来说,来访主要是有发邮件、打电话、写信和传真,这四个的比例是90%:5%:3%
:2%。各个来访的优先程度是一样的,一般邮件和电话会天天录入,传真和写信稍微晚
点。
先介绍下一般如何处理来访的信息的,我们有一个系统叫做Correspondence
Management System,所有来访信息都会根据来访人的信息进行录入,而来访人一般需
要他们的名字、地址、邮箱和电话,前两个是必备的。当填完地址后,系统会自动弹出
你的House和Senate的代表名字。在每个来访人的目录下,有你的来访记录,也就是in
correspondence,每一次的来访都会列出来。在录入来访人此次的来访内容时,会进行
分类,比如是有关什么法案之类的,你的态度是支持还是反对。等议员投票完后,我们
会批量打印出感谢信,告诉他们议员最后是怎么做的。
然后说说我到建议:
1)必须要留地址,在信最后名字下面要留自己的地址,这直接决定信是否会被有效处
理。当我们发现信不是我们地区的,我们有时候会转发给应该去的议员那,有时候直接
把这个case就closed。现在change.org越来越流行,实际上只有留了有效地址的,才是
会被真的处理的。有时候,如果写信来的人,只留了自己的city,而没有具体详细的地
址,我们也会去white page上查这个人到底住不住在我们选区,但
这个重名也不少,所以并不是很方便。
2)群发,多次群发。之前有个法案,我每天要录入几十封信,其实都能看出来就是一
个工会成员群发的。他们基本上每周都会更新一次信件的具体内容,然后大家又呼啦啦
地给我们发一遍。所以版上上大家一起发模板,这个是非常好的,不过我们要持续发,
才能有效果。
利用lunch time写了这些,大家如果有什么其他疑问的话,欢迎留言。