新年刚过第一周，和一位朋友聊天，他就和我分享了一次失败的汇报经历。他组织了一次重要的经营汇报会议，结果中间出了好几次纰漏。

• 一位重要的成员忘记了拉进会议群，忘记给这位成员发会邀。

• 新上任的老板对数字特别敏感，他现场质疑了一个数据，要求朋友现场测算数据。结果这位朋友准备的Excel表都是死表，他现场重新写公式和调试，在众目睽睽之下，出了好几次错，场面极其尴尬。

• 汇报结束后，老板提问了一个问题，因为朋友没有提前准备这个问题，导致回答得不是很好。

我听了之后，深深体会到打工人的不易。一个项目，立项成功了，项目做完了，分析报告写完了，就差最后临门一脚了，却因为没有汇报好，功败垂成。就算前期的工作做得再出色，恐怕也难以挽回颓势。

同时，这件事也给我一个启示，当我们做一件事情的次数超过3次时，一定要想办法把这件事给流程化或标准化。这跟生产制造流程化一个道理，标准流程化能提高效率，提升品质，降低失误和成本。

汇报、沟通、开会之类的工作，大部分人觉得是很艺术化的事情，认为很难总结出套路和标准来。

在我看来，这些事情涉及到的人员、事项、环节非常繁多，恰恰是需要标准化的。而“清单思维”就是一副良药，用一张流程图和六张清单，就可以将琐碎事项“化零为整”，思路清晰、井然有序地搞定每一次汇报和沟通。

汇报流程图和六张清单

从整体看，汇报沟通分为三个大流程六个小环节。

1. 汇报前：要确认参会人员、确定会议时长、准备汇报材料，此时最重要的事情就是做到万事俱备。

2. 正式汇报：包含现场汇报和提问答疑两个环节，此时最重要的就是做到胸中有丘壑，灵活应答疑。

3. 汇报后：老板会安排相关的后续工作，此时，最重要的就是及时跟进To do，确保后续事情能够执行。

每个环节，要准备和关注的事项非常多，用六张清单就可以避免遗漏掉重要事项，避免忽略掉关键要素，避免出错和疏忽，降低失误率，提升汇报成功率。

• 主讲资料是你用来展示和汇报的东西，可能是PPT、文档、Excel、Word，在字节、快手等互联网公司通常都使用在线文档汇报，方便共享、编辑和评论。
• 辅助资料包括数据底表、数据模型、以及各种Fact book等，主要用于应对汇报当中的提问、质疑和问题的深入讨论。在大的互联网公司，我们常以链接的形式将辅助资料附在主讲资料的相关部分。

现场汇报时，两张清单提升自信

3. 汇报内容和汇报次序清单

我们在汇报一个项目和任务的时候，汇报的内容通常包含项目背景、项目目的、项目核心分析结论、分析方法、具体分析过程、项目建议和解决方案这几个模块。但是在和不同的人汇报时，每个模块的汇报次序也是不一样的。

首先，汇报分析的背景，这时一定要简短介绍，1到2分钟即可。

接着，要汇报分析的目的，一句话说明分析的目的是什么。

然后，汇报核心分析结论。

汇报完核心结论之后，很可能有两种结果。第一种是结论在老板们的预期之内，这种结论就很乐观了。接下来我们就不用汇报方法和具体过程了，直接汇报建议和解决方案就可以了。

第二种是结论不在老板的预期之内。这时候就要详细解释得出这样结论的原因、具体分析过程和分析方法了。

最后，汇报建议和解决方案。

首先，汇报工作进度。

接着，汇报核心分析结论。分析背景和目标直属上司基本都知道，不需要过多的说明。

之后，汇报分析方法和具体分析过程。

最后，汇报解决方案和建议。

首先，直接汇报核心分析结论。分析背景和目的在立项的时候已经明确，这里不需要再去过多阐述。

之后，汇报分析方法。

接着，汇报具体分析过程。

最后，汇报建议和解决方案。

5. 现场汇报注意事项清单

汇报后，一张清单跟进Todo

汇报之后，老板会对你的汇报做一些点评，会对汇报中涉及的内容进行后续的安排。这时候我们一定要落实好这些To do事项。

6. 会议To do清单

而要落实好，一定要有一个清单或List。清单中应该包含什么？主要包括Todo的事项、事项的负责人、每个人负责的具体内容、交付结果、以及交付周期。

有了清单之后，我们需要把这个清单发送给所有参会人员，并在群里@相关负责人告知其后续需要跟进的事项。

这样，相关人员就知道如何去跟进和处理之后的事情，整个项目就能够顺畅地执行下去，形成闭环了。之后如果出现相关问题，也能够找到相关的责任人。

*文章为作者独立观点，仅供参考。

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