高效能人士，如何用15条法则进行时间管理？ |【经纬低调分享】

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2023-01-04 04:01

距离农历新年不足三周，相信不少人此刻又陷于年底工作的紧张收尾中。

在面对接踵而至的任务时，你是否会有感受到自己就像一个齿轮在不停地旋转？但即便如此，好像总有干不完的任务出现。

今天分享的文章，来自于《高效15法则》。作者凯文·克鲁斯（Kevin Kruse）在调查了几千名各行业专家时间管理方式后，总结了他们的15条高效法则。希望让年末忙到脚底生风的你，找到正确的时间管理思路。以下，Enjoy：

来源 / 笔记侠（ID:Notesman）

作者/ 凯文·克鲁斯（Kevin Kruse），美国海军陆战队、《财富》500强执行官顾问，《福布斯》、《纽约时报》畅销作家，连续创业者

本文为中国友谊出版社书籍《高效15法则》读书笔记

大家好，分享之前，请大家先看一下20年前的我与现在的我的不同生活状态。

在20年前，我每天简直“忙疯了”：早上5点出门，工作到半夜——在车里喝杯咖啡吃根奶油卷就当早饭；中饭不吃；晚饭就狼吞虎咽站着解决。

那段时间就好像酒鬼对酒的依赖，我喝了太多的红牛饮料。

有一次，在给车加油后竟然忘了把加油管拿下来，差点炸了加油站。那段时间真是可怕又羞耻。

现在，我是一个带着三个孩子的父亲：每天辅导他们的作业，尽量参加他们在学校的活动。我不但能处理好工作的事情，还经常去度假。

最关键是我没有一点紧张、着急、超负荷或是内疚的感觉。你一定想知道我转变的秘诀，这些方法其实来自于我对几千名各行业专家时间管理方式的调查，我很愿意将这些高效秘诀与你分享。

秘诀一：数字“1440”的力量

时间是你最宝贵最稀缺的资源。

在我的办公室，经常会有人问我一个每每听到都感到后背发凉的问题：“我可以耽搁您一分钟吗？”

于是我发现，我曾经一整天都将时间花在别人身上，直到我在一张纸上打印了大大的“1440”。我和其他人解释：这是我用来提醒我珍惜时间的，一天只有1440分钟。

没想到，后来耽误我一分钟的人越来越少了，而且我也听到其他人在做自己紧要的事情或拒绝不相关的会议时也会说“一天只有1440分钟”。

是的，要想提升效率、管理时间，最重要的不是技巧，而是需要转变心态。

我鼓励你也这样试试，在一张纸上画一个大大的1440，把它贴在办公室门上、电视机下面、电脑屏幕……无论贴在哪，只要它能提醒你时间是有限的。

秘诀二：要事优先

确定你最重要的任务，并将它放在其他事情之前完成。

彼得•德鲁克说：“效率是正确地做事，成效是做正确的事。”但前提是你要知道什么是你最重要的任务、什么样的活动能让你获得撬动目标的杠杆。

无论你关注的领域是健康、财富还是关系，你首先需要制定确切可量化的目标，比如“到年末省下5000美元”、“十周减肥十磅”。如果你没有确认自己的目标，可先选择几个关注的领域。

确认了自己的目标或任务后，你需要把他放到自己的计划之内，尽早提上日程。

研究心理学和行为经济学教授丹･艾瑞里教授建议，对于绝大多数人来说，在完全睡醒的两个小时内效率最高，行动意识最强。

我们如果把握这些珍贵时间，那么绝大多数人都会在追求我们真正想要的东西变得更加成功。

秘诀三：根据日程表来做事

而不根据任务清单

任务清单存在的问题有：

任务清单中罗列了众多的项目，在众多任务中人们很容易先选择快速简单的任务，而不是重要的任务；

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任务清单很容易让你做紧急而不是重要的事；

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任务清单会造成压力，让我们身心俱疲。

佛罗里达的研究表明，蔡格尼克记忆效应（紧张的有意识或无意识的想法都是由未完成的任务造成的）可以仅仅通过制作一个完成任务的计划来克服，而不是真的需要完成任务本身。

如果你用日程表代替任务清单管理你的生活：

专门安排一大块时间做对你来说是重要的事，这是所谓的“封闭时间”或者“封盒时间”；

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重要的事情尽量安排在一天的早些时候，有利于避免被其他临时事情打乱；
不要废除你的目标，有必要的话，重新安排执行时间；
像对待你和医生的约定一样，对待你的“封闭时间表”，最好的习惯是自动拒绝不在规划内的请求。

在日程表里安排缓冲时间，什么也不做，这可以留给自己思考的时间，或者留给未按计划完成的项目。

秘诀四：永别了，拖延症

当你认识到要打败将来的自己——那个不能信任的自己，拖延症就是可以被克服的。

拖延症是指把那些重要但无趣的任务推迟，去做相对来说更简单、更让人愉快的任务，比如看邮件、刷社交网站、看视频、吃美食……都是拖延的绝佳方式。

拖延往往不是因为你懒，而是：你缺乏足够的动力；你在制定目标或任务清单时，低估了未来情绪的力量；

那习惯了拖延的我们还有救吗？

拖延症克星之一：时间旅行

很多时候，你预设了目标，认为你将来会做，这种问题被心理学家称作“时间不一致”。

其实我们所有人都面临“时间的偏差”，在真实的一刻到来时，你永远活在当下，会选择吃甜食、看电视、看视频……我们总是低估了在当下保持自律这件事的困难程度。

为了克服时间的不一致，我们必须和未来的自己斗争，从现在制定各种方案战胜未来的自己。

将来的那个我会在我运动锻炼的时候对我说：“太忙了，不能每天运动。”现在的我将运动排成早上第一件事，以此来打败他，而且，我会一起床就穿上我的运动服，在运动结束之前，我是不会去看邮件的。

拖延症克星之二：痛苦和愉悦

对于你总是拖延的艰难任务，想想你为什么要做它，甚至可以在脑海里想想那个画面：

“做这件事我能获得怎样的乐趣呢？”

“如果我不做的话会感到什么样的痛苦呢？”

比如，为了坚持瑜伽、柔韧性训练和跑步，我每天把痛苦和愉悦的感觉都堆在脑海里，“我想要自己看上去状态很好，我需要通过腹肌来定义自己，我相信心脑血管运动可以促进头脑健康。我不想要自己松弛的啤酒肚。我不想让自己像个失败者、死宅、一点活力都没有……”

拖延症克星之三：可靠的同伴

一位体育心理学家告诉我，预测一个人能否坚持一项锻炼的第一关键是看他是不是和别人一起做这件事。

这个人可以是学校里的一位学习伙伴，或者是一位时刻监督你、对你负责的好朋友。这个方法之所以有效是因为当我们打破对其他人的承诺时，你会感觉更糟糕。

拖延症克星之四：奖励和惩罚

我的一位朋友对她自己说只有她付清了信用卡的钱才可以奖励自己买一双贵的鞋，你也可以向你的朋友许诺当你完不成目标时给他们100美元，或者无论多少钱，只要能让你心疼就行，当你没有完成你的目标，他们可以把钱扣下，或捐给慈善机构。

拖延症克星之五：向理想的自己进发

很多情况下，我们逃避任务是因为我们还没有描绘出一位自己想努力成为的人，我们可以想象自己未来的理想样子，一个不同寻常但有效的策略是和自己谈话（大声说或悄悄在脑袋里说），把自己当成是那个理想中的自己——

“我是一个健康的饮食者，我是一个慢跑的人，我是公司里的头号销售代表，我是一个整洁的人，我是一名畅销书作家，我是一位企业家……”

对自己说话是为了确立自己的价值。如果你是一个健康的饮食者，那么在机场你肯定会打包一份沙拉而不是一份披萨。

拖延症克星之六：不要完美的目标

当我们开始做一件事时，我们可以设立一个不那么完美的目标。

如果那个三公里的慢跑让你拖延，你就穿上运动服去外面绕街区跑一圈。这就足够好了。

也许，当你这样做了之后，你还会继续跑。一旦你同意不完美也是可以的，你反而会有更加强烈的动力来完成它。

秘诀五：总是会有更多的事情要做

我们要接受这个现实

共和党政治策略家卡尔･罗夫有一个事情，2005年布什总统询问他的新年决心是什么，他说他计划每周读一本书。三天以后，总统先生看到他时说，“我看到第二本书了，你读到哪里了？”

然后读书变成了他们之间一场比赛。那一年底，他打败了总统，110本对95本。他的战利品看上去很像青少年保龄球决赛的奖品。

总统说他会输是因为他作为一个国家的总统他太忙了。想想看，一个国家的领导人怎么会找到时间读95本书？

真正的成功人士不会为了完成待办清单上的项目而无休止地消耗自己的时间，他们会考虑紧急重要的事情，为每件事情安排好时间，够了就停下，不会永无止境。

事情总是做不完的，当你想为所有的事情负责的时候，你有没有想过你其实是在试图追求完美？

而将我们自己的价值依附在别人对我们的看法上是很危险的。你需要掌握放弃一些事情的方法，因为你总会有更多的事情要做。

作家杰斯卡･特纳在她的书中说到：

你绝不会没有时间做自己热爱的事情，这只是一个优先权的问题——反思一下你是如何度过每天的，然后将时间投入到你重视的事上去。如果有一些对你真正重要的事，你会找到将它们融入你生活的方法的。

秘诀六：维珍效率法

总是带一本笔记本

理查德･布兰森在被问及对他来说什么是最重要的物品时，他回答说：

听起来也许很可笑，但我总会在背包里放一本小小的笔记本。我旅行时，首先想到带在身边的是这本笔记本，没有这一页页纸，我绝不可能将维珍集团扩建到如今的规模。

据说，有一次他想到一个关于生意的想法时，他手边没有笔记本所以他把想法写在了护照上。

美国最杰出的商业哲学家之一，白手起家的百万富翁吉米•罗恩称，我们有三大珍宝需要留给后代：

第一是你的照片。

第二是你的图书收藏。

第三是你的日志，那些你拾起的想法、主意、以及你小心翼翼收集起来的讯息。

他认为，如果你真的很认真严肃地想要变成一个富有、有权力、老练、健康、有影响力、受过良好教育和独特的个体，那么就记一个日志。

很多富有创造力的目标追求者，都会使用鼹鼠皮（Moleskine）笔记本，这种高质量的皮面本产于意大利，价格在9-25美元不等。

加利福尼亚州大学心理学家的一项研究表明，使用笔记本比电脑等电子设备更好，使用笔记本做记录，比使用电脑的人测试得分更高，因为收集笔记需要听力、认知过程和回忆一系列过程的共同参与。

秘诀七：用“321-0”法来掌控你的邮箱

根据麦肯锡的一项调查，办公职员们每天花费了33%的时间用于处理邮件。但只有你自己能改变被邮件过度支配的现状。

你的大脑中使用邮件及所有社交媒体时，都像被认知老虎机所控制。

每次当你看到需要处理新邮件的提示符时，我们的大脑都分泌了一些多巴胺，“啊，这种感觉好极了。”然后我们就一遍又一遍检查是否有新邮件。

五个步骤掌控你的邮件：

1.每天，使用“321-0”方法，每天只检查并处理三次的邮件，设定一个21分钟的闹钟，把这当成一个游戏，在这期间把邮箱清空。

2.马上实施“4个D”原则。每次你打开邮件，你要准备好办理（Do）、委派（Delegate）、推迟（Defer）、删除（Delete）它。

此外，还可以考虑将其归入档案，比如为“当天回复”建立一个文件夹。

3.在你发送、转发或抄送时要三思。避免加重信息过载，你也会少收到一些邮件。

4.主题栏写明要求的任务。仅用主题栏就写明所有的有效信息。

FYI：表明礼貌

行动截止日期：【主题】

NRN：表示不需要回复邮件

EOM：End of Message，表明终结信息，不用打开看正文。

5.让邮件简短，这是尊重别人的一种表现，不意味着粗鲁。

怎样在十分钟内将收件箱清空？

1.处理48小时内的所有邮件。

2.创建一个文件夹，命名为“旧邮件”。

3.将所有的邮件移到“旧邮件”文件夹下。

4.好了，你现在是处于“零邮件”了。

秘诀八：谷歌、苹果、维珍的会议缩减法

如何制定高效的会议议程?

1.在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见，以避免突然出现的新的议题，使会议偏离最初的目标明确。

2.明确指出会议目的。

3.明确指出谁是会议主持人。

4.确认所有受邀参会人员，参会人员越少越好。

5.尽可能列出会议的议题，以便让参会人员做出决定。

6.将每个议程安排的预估时间标注在议程后，以便参会者掌握会议进度。

谷歌风投合伙人杰克･纳普提倡在会议期间使用一个机械钟进行倒计时。玛丽莎･梅耶尔在谷歌任职期间的开会时，将墙上投影出一个巨大的倒计时器。

史蒂夫･乔布斯也因为长时间的一边散步一边开会而为员工诟病。

理查德･布兰森最喜欢站着开会和散步开会，他认为这样能更快做决定。

领导层的前进速度决定了企业的发展速度，每日的碰头小会就是你和团队成员快速碰头的会议，每天同一时间，不超过15分钟，每日的碰头小会一旦确立，会减少许多时间较长的一次性会议，和电话、邮件等。

每日的碰头小会应包括：

事件——过去24小时内重要内容。特别是和其他团队成员有关的方面。

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数字——检查日常指标，无论是销售、转换率或是小部件生产。

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问题——亟待解决的难度，需要消除的繁文缛节，或其他需要解答的问题。
最重要的是每日碰头小会一定要保持着15分钟。任何不能立刻解决的要先跳过。

秘诀九：学会拒绝所有

不支持你实现近期目标的事情

我每天会收到10-20条信息，有的想和我通个电话或见一面，有的想让我为他们提供意见，我对此感到受宠若惊，但我们必须对自己的时间保持警醒。

做任何事都会有代价的。有句话叫“小心远处的大象”，一件小事在真的发生时都会变成大事。

一位狄金森学院的女士邀请我去为学生做一次讲座，在我答应之后，他们一个月后又发了邮件与我确认，我的日历上显示刚好有空，我再次答应了他们，而当日期临近时，他们又提出要采访我，这意味着我需要提前几个小时到。

演讲前一周，一位教授又邀请我在他的课堂上参与相关问题的演讲，这样我需要一早就抵达。

意想不到的是，我女儿的校园话剧也安排在同一天，而另外的一家电视新闻节目也希望这一天直播时对我进行采访。

虽然这是一个极端的例子，但每一次YES就意味着你要对其他事说NO。

因此，我们要学会拒绝，更要允许自己拒绝，不要内疚，不要在意别人的想法。

在这里，我为大家提供7种拒绝别人的简单方法：

1.我手上有项工作截止日期马上就到了，在此之前我不参加任何新会议。

2.很不巧，这个时间我都安排满了，我只接受付费电话和会议，感谢理解。

3.我非常乐意联系您，但您看我的日程安排，在下个月**日下午2点15之前我都有安排。

4.我下次接受电话咨询的时间是美国东部时间下周四凌晨两点到2点15，您看这个时间可以吗？

5.我觉得我不是最合适的人选，我可以把你推荐给这件事的专家，您可以同他聊一聊。

6.正常工作时间里我没有办法参加其他会议或打电话，但是在行程中或晚上可以查收邮件，我们通过邮件沟通可以吗？

7.通常来讲，第一次通话，我只安排15分钟，如果你有兴趣方便草拟一份要讨论的议题发给我吗？

秘诀十：80/20思维模式

有一个关于投入与产出的不平衡著名法则：80%的成功源自20%的努力。

因此我们要形成一种思维模式，去分辨出带给你超额回报的少数事情。因此需要我们：

1.寻找捷径。

2.把最重要的事情做到极致，其他的差不多就可以了，或者直接不做。

3.发展自己的技能，使自己做几个目标领域出类拔萃，不要试图掌握一切。

4.要知道，你可以通过确定对你来说最重要的20%的目标和工作来减少工作量，减轻压力，提升幸福感。

秘诀十一：善于委托，

把时间花在你的专长

和能发挥热情的事情上

鲍勃曾经是某栋大楼里最会编程的人，他每天9点上班，5点下班前会给老板一份当天的工作总结。

而他在9点到11：30之间，他只是在浏览网站和Youtube，一行代码也不会写，下午也是这样。

一次偶然，公司注意到了来自中国的服务器异常访问，无意间发现了鲍勃的完美计划——他仅花自己四分之一的工资雇佣了一位中国的程序员帮他完美地完成了工作。

我们每个人也可以对自己的任务进行分析：

放弃：我可以放下什么工作，什么事情我可以完全不做？

分派：哪些工作我可以分派给下属，哪些工作可以外包出去？

重新设计：哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做？

我们也可以把上一周的工作任务或参加的会议列一个表，然后按以下几个步骤进行思考：

①“这个任务对我或公司来说有多重要，如果我完全不做会怎样？”

②“我是做这项工作的唯一人选吗，公司内外哪些人可以完成这项工作？”

③“这个结果怎样能更快实现？如果我只有一半时间，这项工作怎么完成？”

这三个问题，可以帮助你判断哪些工作价值低，应该可以放弃、分派、重新设计。

秘诀十二：每一天都

设定主题帮你提升生产力

推特联合创始人杰克･多西，每天要工作十六小时，他解释自己高效的工作秘诀是规定每天的主题。

周一：专注于管理和运营，召开会议把管理工作逐一完成。

周二：主要关注产品。

周三：关注市场营销、沟通交流和发展。

周四：关注开发商和合作伙伴。

周五：关注企业文化及人员招聘。

周六：休息，去远足。

周日：自我反省，处理反馈，制定策略，为新的一周工作做准备。

期间杰克･多西也一直被打断，但他可以快速处理这些干扰，一定处理和今天的主题相关的事情。

著名的企业家培训师丹･沙利文建议，至少要确定3种不同类型的主题。

专注日：关注最主要的活动，销售、创收、尽力做到最好。

缓冲日：协调和沟通，及时回复邮件、电话、举行内部活动，分配任务，完成培训和教育活动。

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自由日：不安排工作，留出时间度假、放松或做慈善，恢复精力的时间。

此外，我还会把每周最后一个周五作为我预定午餐或赴咖啡之约的日子，我会在一个中午与不同客人分别见面，集中处理“我可以和你一起喝杯咖啡吗”的请求。

另外在休假时，我会在结束后，安排一天作为缓冲期，不事前安排工作，只是用来跟上工作进度，给同事发给邮件或站着开个会。

秘诀十三：如果完成一件事

不会超过五分钟，就立刻去做

非常成功的人士会对遇到的事情立即采取行动，“凡事只做一次”的心态非常重要，也会使事情变得简单。

秘诀十四：利用清晨一小时

提升一整天的精气神

通过我的调查，高效能成功人士的共性有下面5个：

①大部分人都习惯早上6点或更早时间起床；

②通过饮用大量的水来补充身体水分；

③健康早餐（例如水果、燕麦片、绿色混合饮料、蛋白质、低碳水混合物）；

④运动；

⑤很多人冥想、记日志或晨读。

《魔法早晨》的作家哈尔･埃尔罗德认为，拥有魔法早餐的前提是每天起床后把所有时间都贡献给个人发展，这样你才能具备必要的能力，把想象中的极致人生变为现实，让它比自己认为的可能时间更快到来。

将这一点当成每天要遵守的纪律就很重要了。

大多数人为了取得成就会把精力集中在“做”更多上，但魔法早晨则聚焦在做更多“改变”上，你会变得事半功倍。

他发明了一套“S.A.V.E.R.”系统：

S 代表沉默Silence（平和、感恩、冥想、祈祷）；

A 代表肯定Affirmation（目标、优先事项）；

V 代表形象化Visualization（把目标或理想伤害清楚呈现在心里）；

E 代表运动Exercise；

R 代表阅读Reading（自我提升）；

S 代表书写Scribing（日志）。