今天,我们重发一篇过往比较受欢迎的文章《不要和没有逻辑的人讨论业务》,希望对你有所启发。
以下是这篇重发文章正文。
话说半天,一句都说不到点子上,根本不知道在表达什么,浪费时间。没有逻辑,杂乱无章,很多工作也没法落地执行,特别耽误事儿。前段时间,我的直播间邀请到李忠秋老师。他是结构思考力研究中心创始人,得到APP《有效训练你的结构化思维》课程主理人,畅销书《结构思考力》作者。听完他的分享,我的感受是,人与人之间的差距,有时就是结构化的能力。同样一件事情,能结构化思考和表达,可以节省双方更多时间,提高效率。你也会发现,越高级的管理者,越优秀的人,越重视结构化的能力。人人都可以成为结构化思考和表达的高手。我把这些启发,分享给你。
如果说,你是一个团队的管理者,一个工作日的清晨,你接到了下属给你打的一个电话。有件事情非常紧急,早上7点,我接到交通管理局的电话,6点10分在某国道上发生重大交通事故,我公司销售部的小马,驾车与一辆大货车相撞,小马当场死亡,对方司机重伤,目前正在医院抢救。与小马同车的还有公司销售人员,张三李四王五,三人都不同程度受伤,但无生命危险。目前事故责任还不能确定,我准备立刻前往现场处理相关事务,希望跟您商量一下应对措施。你知道,出车祸了。这时,作为领导,你怎么办?有什么措施?立即向主管总裁汇报。然后联系相关医院确保人员的全力救治,再联系保险公司,协商理赔事宜。还有,联系伤亡员工家属,也别忘了跟交警部门确定事故责任,一定要全力维护公司利益。再跟销售部门说,让他们确保货物安全,做好工作交接,处理好与客户的关系,请他们理解。总之,就是按照公司应急预案,成立事故处理小组,处理以上事宜。非常忙乱,没有逻辑,想到什么说什么,根本记不住。现场很多事情,可能一件都处理不好。但是,如果能结构化思考和表达,双方都会更清楚,处理得一定会更好。小赵,根据公司应急预案组成事故处理小组,处理现场事故。第一,跟总裁汇报情况并联系销售部做好善后处理。第二,与医院、家属、交警和保险公司等多方协调维护员工和公司利益。小赵,跟总裁汇报,根据预案成立事故处理小组,处理现场事故。第一,确保伤病员的全力救治,并做好家属安排。第二,与各部门多方协调维护员工和公司利益。第三,销售部做好货物和供应商的善后处理。你可能已经感受到,没有逻辑的人有多么可怕,一件事情即使知道要怎么做,但如果没有逻辑,自己说不清楚,别人听不明白,那还是一团糟。不管是上级还是下属,都要有结构化思考和表达的能力。怎么办?
有些人洋洋洒洒写了几十页报告,做了1个小时的演讲,你还是不知道他在说什么,根本找不到中心思想,让人失去了耐心,也失去了效率。先框架后细节,先总结后具体,先结论后原因,先重要后次要。这样,才能让对方第一时间抓住重点信息,知道我们要传递的核心内容。有一次,他去一家电力公司上课,总经理每次听汇报都特别辛苦。“配合抄表工作进度,在每月的特定几天内电费核算工作量相对集中,核算人员的工作压力也较大,并需要尽快与电费催收相对接,工作积压、赶进度等现象都会影响电费核算的准确率……九家县公司辖区用户的集中核算使工作任务越来越重……”“面对87万个用户的核算工作,核算员在审核过程中难免出现纰漏,致使电费异常的用户也被发行归档,产生电费差错,引起用户不满……”总经理实在不耐烦了,还是不知道要说什么。“说结论。”然后,对方才说:“电费核算时间紧、任务重、难度大,需要支持。”最重要的观点最后才说,而且被淹没在各个问题中。听者没有耐心,很可能根本接收不到这个信息。“电费核算时间紧、任务重、难度大,需要领导支持,希望增加3~5人的人力配置。”李忠秋老师说,想训练结论先行,平时也可以重点看看这三个领域,他们做得特别好。在工作中,每个人都是战地记者,枪林弹雨,说每一句话时可能都有子弹从脑门飞过,所以直切主题,不要说那么多空话废话套话。
因为看似说了结论,还要有支持结论的依据。说完结论,接下来的论证也要完整。比如说,一个销售人员做报告,想要动员业务经理们大力推广新产品,主题就是《新产品收益高》,准备从6个方面来阐述这个主题。显然,有了结论,但是没有以上统下。论证的部分,还是一盘散沙。其实只要做点分析,就能看得出来,123点,想说的是产品收益高。456点,想说的是产品风险可控。为什么有些人看问题很准很快,一眼能抓到底,就是看逻辑,看结构。
归类分组,也是为了提高效率。否则以上统下,下面说了十几点,别人还是记不住。你有没有想过,为什么很多人汇报演讲沟通,经常都是,“我想表达3点”,“我想分享5点感悟”。为什么是3点,5点?因为人类大脑一次性接收的信息量是有限的。一般是5±2。也就是说,3点,5点,7点,不会给人太大的负担。它是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的缩写,意思是“相互独立,完全穷尽”。也被称为“不重不漏”。听上去很抽象,但其实特别简单。MECE法则,就像是拼图游戏。我们用一张张碎片拼出完整的拼图,如果拼得正确,最后一定是一张不多,一张不少。比如说,如果要讨论新游戏的目标用户定位,你打算为哪个群体,开发一款新游戏?先列出所有可能的用户定位吧。比如:男人,小孩,成年人,老人,宅男,二次元少女……看上去很丰富。但是这些碎片,明显违反了MECE法则。男人和小孩有重叠,叫小男孩。宅男,和老人有重叠,叫孤僻的老头。而且,还漏掉其他一些角色,比如女白领。等等。在第二层,按照年龄的角度划分:小孩,青年人,中年人,老年人。我们再看一个例子,比如说出差。出差要带什么东西?很多人总是忘,清单怎么也列不全。李忠秋老师就给自己的物品分为三类:电子用品、穿戴衣物、其他。然后,继续分类,再根据重要性选择和增补,每次收拾行李都能有条不紊。不担心多带东西,更不怕少带东西。
我们结构化思考和表达,是为了提高效率,更是为了目标和目的服务。历史上流传曾国藩报战况的故事,他吃了几场败仗,但他不说“屡战屡败”,而说“屡败屡战”。时间顺序,很好理解,在工作中用得也很多。比如日程表,完成目标的几个阶段,等等。比如说,过去—现在—未来,总结—形势思考—计划,流程1—流程2—流程3,阶段1—阶段2。这种方式,能很快帮助我们理清思路,建立一个横向思考的结构。遇到老板问,进展怎么样了?你可以马上汇报,上个月怎么样,上周怎么样,明天怎么样,下个季度怎么样。结构顺序,适用于介绍公司的组织架构图,项目分解等等场景。当我们一次性提出好几个方案,感觉有些相同,又各有利弊时,就可以根据重要性不同,进行排序。时间顺序,结构顺序,重要性顺序。就是三种最常见最好用的逻辑递进。
这既是帮助自己梳理思路,也是帮助对方更好理解。这些训练,要努力地弄懂,弄透。用力扎破那层懂与不懂,会与不会的窗户纸。这也提醒我们,思考和表达时,要有自己的逻辑和结构。祝你拥有结构化的能力,高效思考表达,高效推进业务,成为真正的高手。
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