Simply Said 职场沟通手册 3月读书总结「 云集 | 职挂云帆 」

Simply Said

Section One: Your content

1. 如何传达一个明确的信息给听众呢？首先，把最重要的信息浓缩成一句话，尽量控制在十个单词之内。其次，尽量使用简单的语言表达，还有就是要和听众建立某种关系，这有助于听众相信演讲者所说的话。另外牢记听众才是谈话的核心，避免过多的介绍自己。

2. 讲述引人入胜的故事。每个故事都有开头中间结尾，请直击要点不要拖沓。开头要有个设置，中间要引入问题来创造张力，结尾要点题。 

3. 你要在组织内容的时候考虑你的观众，可以通过以下几个方面来进行考虑：听众的需求；你想要观众听到的主题；你的目的（为了说服观众采取行动，或者是单纯的传递信息）。

Section Two - Your oral communication skills

4. 大多数人会表示惧怕“公开演讲”，但是不惧怕和别人单独谈话。此关键是如何将单独谈话时用的眼神交流技巧，使用在公开演讲中。三大关键要素：眼神交流，声音，以及肢体语言。 

5. 有效的沟通不仅关乎于把信息传达出去，同时也关乎于信息的接收。有效沟通的终极目的是了解对方所需。而要达到这一目的，则需要通过询问和倾听。通过保持眼神交流和注意正面肢体语，在沟通时记笔记，表达兴趣关注等方式有助于了解对方需求。

6. 如何使用笔记和视觉辅助工具的技巧？建议用清晰有序的提纲作为笔记的基础，再加上视觉辅助工具来说明关键点或数据。文中还提供关于怎样设计有效幻灯片的建议，比如要用清晰简洁的文本，并且限制幻灯片上的项目符号或图像的数量。

7. 一个好的回答是能够帮助到对方的回答。文中建议使用以下四步：仔细听完问题，争取思考时间，回答并再次强调你的论点/中心，邀请下一个问题。如果问题带有情绪，你可以先正名这种情绪，表示理解，并询问是否可以提供更多信息。

Section Three - Your written communication skills

8. 写作时始终问自己：“读者为什么要阅读这个文档？”。使用合适的单词，精准传达想表达的含义。例如，消除没有价值的单词，删除冗长表达，避免混淆的句式。

9. 不同的目的，我们在书写文字的时候使用不同的形式。我们先要决定文字的目的是要说服别人还是要通知别人。

10. 写作时你要多用“你”和“我”为主语，尤其是“你”。避免几个连续的长句子，避免意思不全的短句子，长短句交替。

11. 写电子邮件时要注意，标题要醒目，收尾要得体。另外注意一些细节：邮件来回5，6次后可以打电话或开会讨论；通知坏消息最好当面说；想认识一个人的话，打电话比较好。双向期望的管理，做预期之内的事情。

Section Four - Your interactions 

12. 在与客户沟通的会议中，会议发起者要懂得会议是一个双向沟通的过程而不是一场演讲或独白。在会议中，发起者要有积极的心态。发起者应和客户确认这次会议的目的，搜集目前客户的境况与信息并与客户讨论现有的解决问题的方法已经其影响，最后要明确要采取哪些行动来解决这个问题。在会议之后，会议发起者也应通过电话或者语音留言和客户跟进。

13. 职业成长中最重要的一个转变就是由自我管理迈向团队管理。有效工作应当是带领一个团队的目标，而分配任务将是管理者工作的日常。分配任务是提供所需要的来让被分配者达到你想达到的目的。有效分配任务可以分为六步来进行：1.讲清背景及愿景；2.任务具体化及确认预期；3.介绍任务相关其他人的角色；4.和被分配者说明被选择的原因以及能带来的好处；5.说明下一步；6.总结被分配者都需要做什么。

14. 给对同事提供反馈时要在对方完成任务后再提供。给反馈时要 1.针对具体问题；2.在得到允许后提供；3.说明整体情况；4.明确做的好的和遇到挑战的地方；5. 和被反馈者共同解决问题 6.明确下一步要做的内容。

15. 说当你说祝酒辞时应该短小精悍，而且有一个明确主题。用一些个人轶事或者小故事使你的祝酒辞让人爱听。在说话时还要有自信，保持眼神接触和积极的身体语言。

16. 会议组织者需要理解会议的意义和目标是什么，参与者的需求和倾向是什么。作为介绍人(introducer or moderator) 或者发表意见者 (speaker or panelist) 应该知道的一些注意事项。

17. 在集思广益的会议中，会议组织者应该鼓励与会者多讨论，明确会议需要解决的问题，把与会者发表的想法有条理地记录下来。另外, 组织者要善于利用白墙或者黑板让与会者清楚地了解目前已经讨论过的想法。最后, 组织者应全面评估会议的结果并选出最合适的解决问题的方案。

Section Five - Your leadership 

18. 激励和影响别人，要从四个维度去做，价值观，远见，计划和行动。要做到从对方出发而不是从自己出发，同时要应用前文提到的一下原则让自己更容易被理解。行动会传递信念，要做到知行合一。

19. 作为领导者，需要更真实而非无所不能。适当展示弱点与不足，更能与他人建立联系，集合团队的力量。除了失败，也可以分享从失败中学习与克服失败的经历。

每个月，我们将选择一本个人成长相关书籍。大家一起分章节阅读，总结反思，交流讨论。希望在未来读书的路上，我们可以结伴前行

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