大叔谈移民系列｜英国工作签证牌照：遇到移民局检查怎么办？
在英国，许多人，尤其是许多移民英国的华人希望通过投资初创企业来实现自己的事业愿景。然而，他们面临着一个巨大的挑战，即许多企业无法提供工作签证的担保资格。
在许多情况下，人们的认知和对事情的了解程度决定了他们未来的发展方向。尤其对于那些计划在英国发展，特别是打算或者正在英国运营企业的人来说，他们已经认识到了工作签证担保资格的重要性，不过也有许多人对这个问题并不了解。
关于英国工作签证牌照的重要性，我们曾经多次分享过。简单来说，它是一个华人企业在英国招聘、融资、发展的重要资源和价值, 如果非要用数字来衡量的话，一个工作签证牌照至少价值20万英镑。既然这么重要，今天我们就分享一下，如何守护住这个价值20万英镑的“宝物”。
在疫情期间，为了应对特殊情况，英国移民局曾经大幅放宽了工签牌照的申请要求，以协助那些受疫情影响的企业和个人，这一措施旨在支持经济复苏和确保企业能够继续运营。
然而，随着疫情逐渐得到控制，政府也开始逐渐回归到更加常规的申请程序。最近，许多人面临了被移民局选中抽检和面试的情况，这可能会引发一些不安和疑虑。那么，我们又该如何处理这种情况呢？
企业需要承担的责任
首先要明确的是，获得工签牌照后并不意味着就可以放松了，企业需要承担一些责任：
1. 报告责任：意味着担保公司有责任，有义务对外籍员工的出勤率，工资，工作状态，离职，异常缺勤等等有义务及时向移民局报告；
2. 保存记录的责任：雇主需要保存相关雇员的资料，例如简历，地址证明，身份证明，工作记录，招聘记录，面试记录，请假记录，工资发放记录，税务记录等等；
3. 其他相关法律责任：例如雇主需要按时发工资，该有假期的要有假期，如果出现收购并购等等，需要按照相关法律流程申请申报。
审核前的注意事项
如果内政部提前通知工签牌照持有机构将对其进行审核，他们通常会在第一时间联系公司的授权代表，并告知授权代表访问的时间与地点，以及进行检查官员的姓名。
内政部通常会提供一份他们计划进行面谈的雇员名单，或者是他们希望审核的档案。如果工签牌照持有人因时间地点等任何合理原因无法在改制的时间配合检查，内政部可以重新安排。
当然了，并不是所有审查都是提前通知的，有时候内政部也会进行突击审查，那么他们通常会到达担保人管理系统（SMS）上列出的注册办公室地址，并询问公司代表的姓名。
为了应对这种情况，公司正式的接待人员需要接受培训，并知道在授权代表不在的情况下如何与其或类似人员取得联系。这一点非常重要。因为内政部撤销许可证的依据可以是：没有人可以与检查官员见面，且接待人员不确定该与谁联系。如果此时没有合适的公司代表，内政部通常会安排再次访问。
在这里请注意，及时报告公司授权代表的信息或是公司注册地址的变化是至关重要的。如果内政部发邮件到授权代表的邮箱，其邮箱地址因其已离开公司而被退回，这可能意味着牌照将被自动撤销。如果担保人在没有更新工签牌照的情况下搬了办公室，被内政部发现，牌照也有很大的可能性会被自动撤销。
五个审核重点
1. 雇员身份
所有雇主，无论是否是工签牌照持有人，都应检查和保留相关证据，以证明每个雇员都有适当的移民许可来从事他们的特定工作。此外，雇主需要跟踪任何有时间限制的移民许可的雇员的合法身份的到期日。
2. 与雇员的联系细节
雇主必须记录与被担保工签的雇员在当前和过去任职期间的联系细节。
3. 保存雇佣记录
每个被担保工签的雇员都应该有一个独立的档案（电子或纸质），其中包括他们有资格获得担保的证据（如简历、学位证书和/或注册证书），以及工资单、雇佣合同和符合要求的居民劳动力市场测试的证据。
4. 跟踪和监测
雇主应记录每个被担保工人的缺勤和年假。雇员就业情况的任何变化（例如，工作角色或工资大幅变化）都应向内政部报告。
5. 招聘和认证
雇主应保存与雇员身份相关的任何已注册或是有专业认证的文件，以及雇员被正式聘请的确认函。例如，如果雇员是一名医生，则应保存在医学总委员会的注册证明
获批工签担保牌照后需要做什么
雇主在担保牌照获批后，需要保障以下几点的执行：
员工入职前:
1. 要有招聘广告的记录，不同的岗位，需要有不同的招聘记录；
2. 应聘者的简历需要有记录，同时招聘流程要清晰；
3. 要有面试的记录，无论是否录用，应该在记录中注明，招聘或者拒绝的原因。
4. 招聘广告最好在大型的招聘网站，如果特殊行业，可以考虑本行业中大型招聘网站；
员工入职后需要保留的文件：
1. 入职登记表
2. 护照，签证，BRP卡，地址证明原件复印；
3. 员工的签证到期日期以及相应的监管计划;
4. 正式入职的合同
5. 每个月的工资单，每年的P60
6. 考勤记录
7. 打卡记录
8. 工作记录，例如周报，月报，年报
9. 培训记录，包括内部以及外部的培训
10. 会议记录，所有员工参与的对内或者对外的会议记录
11. 其他和员工相关的职位变更，工作内容变更，薪酬变更的记录
员工离职后需要保留的文件：
首先要做的是10个工作日内要通知移民局。其次要保留员工的相关离职文件，例如离职申请，P45等等。
事实上，虽然这些文件看起来复杂，但我们要明白，移民局的逻辑就是为了明确雇主，作为海外雇员的担保人，能够履行相应的职责，协助移民局对海外雇员进行检查，监督，和汇报。所以只要按照清单，准备好上面说的文件，那么就不会出现大问题。
应对审查小贴士
面对审查难免紧张，但是如果能做到以下几点，相信审查可以更顺利地进行：
1. 放松
即便绝大多数工签牌照持有人都达到了内政部预期的合规标准，但需要注意的是，很少有工签牌照持有人是完美的，总是有改进的余地。除非雇主违反相关的法律法规进行操作（例如，该公司最近因雇用非法工人而受到民事处罚），否则内政部不会寻找理由撤销该公司的执照。对于大多数工签牌照持有人来说，内审部只是检查公司的记录，并提出改进建议。因此，没有必要感到有压力。
2. 积极配合
尽量遵守所有合理的要求。大多数内政部的审查持续时间不超过一天，如果公司需要整理相关记录，有时会持续几个小时。彼得森律师行建议被审查公司应提供一个有足够空间的房间以供内政部审查文件和采访被担保雇员。此外，被审查公司也可以为内政部审查人员准备茶点，但为了防止贿赂，他们可能会谨慎地拒绝公司提供的东西。
3. 做好准备
如果内政部提前通知了他们希望进行审查的雇员，则需要提前打印档案。如果文件没有提前打印，重要的是确保有人熟悉电子记录，并能与检查人员坐在一起，按要求出示文件。
4. 审查文件
彼得森律师行建议被审查公司提前检查SMS是否是最新的，所有的报告要求是否已经得到满足。如果一个工作地点的更新或工资的增加没有更新，则应尽快进行更新，晚更新总比不更新要好。
5. 提前告知客户
如果公司申报该授权代表人依据服务合同不得不在客户处工作，内务部也可能访问第三方。所以重要的是，被审查公司的客户需要知悉内政部随时会进行突击访问，公司最好能与其制定一个应对访问的程序。
6. 及时征求法律意见
被审查公司的法律代表可以协助准备访问，并在访问当天在场，以确保访问的进行符合规定，但检查官员可能不允许顾问回答与公司是否遵守工签牌照规定有关的问题。
当然，对于大部分雇主而言，特别是中小企业雇主，如果被移民局突击上门检查了，应该是很紧张的，因为中小企业往往没有专门的HR, 也没有专门的合规工作人员对这个事情做出相应的准备，如果被突击抽到现场检查，怎么办？对此，彼得森律师行曾专门撰写一篇文章进行讲解：《上门突击！一文解析，工签牌照持有人如何应对移民局的审查》。
当然，应对不同的企业状况及当下工签牌照持有企业的整体状况，移民局对每家公司的处理办法都会有所不同。如果您有关于工签牌照及与移民局上门检查相关的困扰，若想了解工签牌照的更多资讯，欢迎您联系彼得森律师行，我们具体问题具体分析，为您寻找最适合您的解决方案。
彼得森律师行，创始人Peter Liu, 刘鹏 ，英国内政部移民事务所注册的高级律师，英国移民律师协会资深会员。信奉专业至上，以最全面、最专业、成功率最高的英国移民法律服务为您的英国移民生活提供完整解决方案。
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