律所知识管理的当下与未来
作者 | 智合研究院 吴梦奇
来源 | 智合
一套成功的律所知识管理系统，应当如何搭建？
如果从知识管理的长期目标来看，这个问题的答案显然是大家一直在追求的终极答案。可惜的是，尽管行业内已经并不缺乏一些极具参考性的成功案例，但却并没有卷出一套能够让大多数律所放心抄作业的知识管理法门——这与律所们五花八门的发展阶段和自身条件有关，也与做知识管理的目的、业务发展方针乃至律所文化等方方面面的因素离不了干系。
在前两篇文章《律所知识管理是怎么来的？》和《律所知识管理，是什么？要什么？》中，我们探讨了律所知识管理的前世和基本原则——解决了基本的定义问题，明确了核心的方向和原则以后，就不可避免地迎来了实操环节。本文将结合行业内现有的部分案例，探讨在一个完整的律所知识管理系统中，律所层面和团队层面分别应该怎么做？
律所层面-平台构建，系统统筹
如果只是打算让律所具备最基础的“知识管理”功能，向第三方采购具备对应功能的案例库、检索工具和数据库，再加上一个专司软硬件维护和简易开发的岗位也许就已足够。
但想要更进一步，建立起真正堪用且统筹在律所管理层手中的知识管理系统，就需要对各项工作事无巨细地进行研究、讨论、规划和落地。例如：
1、运营成本如何计算？从何而来？是从发展基金中提取还是另立名目由合伙人集资？如果选择后者，该怎么说服合伙人和制定分摊方案？
2、成本问题解决以后，如何合理进行知识管理工作的分工？如果知识管理部门服务于各个团队，怎么协调成员与各个团队的对接？如何制定知识管理工作的基本程序？如何设置紧急情况下的反应机制？
3、知识管理系统中的知识以何种形式授予成员？如何平衡知识贡献需求和知识获取成本？如何将团队知识成果“翻译”成律所知识成果？
4、如何确保律所知识管理系统在管委会换届后稳定更新、长久运营？
以上种种问题，决定了现阶段的律所知识管理系统最好是围绕“平台构建”和“系统统筹”这两组关键词来进行建设。平台构建的方法论能够保证知识管理系统的服务性，其以结果为导向的运营策略也有助于将知识管理系统作为长期工程加以推进；系统统筹主要是为了维持知识管理工作的相对独立性，使其在跟随律所战略规划的同时，也能够在必要时独立运作，避免因律所动荡而遭受知识成果损失乃至断代的风险。
卓建律师事务所曾经对其知识管理建设进行过系统性的介绍[1]：
在卓建，知识管理工作被擢升到了组织战略层面并列为创新点之一。以其2018年对“三五”发展规划战略的监测为例，就包括了人力资源发展层面的合伙人提升培训机制、人力资源公共积分制度以及文化发展层面的公众号知识管理专栏。
同时，卓建也制定了详尽的系统性知识管理规划，完善对应制度，并打算视情况逐步设立知识管理专员、知识管理部门、知识管理体系和知识管理交易机制。其中包括利用信息化手段搭建“业务管理平台”和“知识管理平台”，用以将各部门形成的知识管理成果整合成一体化系统，建立知识分享权限分级和知识内部交易制度以鼓励分享、保护产权。
将2018年定为“知识管理年”后，卓建形成了知识管理平台、知识积分系统和专业委员会三套体系。
知识管理平台包含商业数据库、目标客户资源数据库及企业智力资本信息库等，为所内成员提供快捷上传、查询、检索、下载各种具备参考和实用价值的内容。
知识积分系统将员工在为知识库贡献的知识文档量化为积分资源，员工需要通过积分购置知识文档。知识积分直接和律师的管理费二次分配、年终评选、合伙人升降级以及学习晋升等机会挂钩，意在消除知识分享的人为壁垒。
专业委员会是支持知识管理平台建设关键性组织。借助培训与律师发展委员会，专业委员会得以在知识管理、业务培训、公共管理等方面横向构建起各部门间的联系互动，加之纵向带动全员参与，所内全体成员均被纳入了律所知识培养体系。
当然，卓建的做法更多与其一体化运营的发展模式相适配。在更广泛的应用场景里，由于律所层面的知识管理更多着眼于全局，对于具体知识成果的管理主要体现在激励、筛选和翻译，因此必须与团队层面的知识管理工作相衔接。
团队层面-高度聚焦，长线运营
如果把律所知识管理系统看做“表”，那么团队层面的知识管理就更近似于“里”。律所知识管理系统能够为全体成员搭建起知识分享和获取的平台、树立有利分享的规则和反馈，但如果团队层面缺少与实操高度结合的知识挖掘与统合，整个系统就难以达到事实层面上充实可用的程度。
虽然团队知识管理的重要性显而易见，实际做起来却有不少难点，例如：
1、律所层面知识分享和管理的成本可以由律所负担，但一般情况下律所很难有余力继续为每个团队的知识管理买单。
2、团队知识管理“定制化”的要求与律所知识管理“标准化”的要求相悖，偏向前者则对律所贡献有限，偏向后者则容易题材重合或流于空谈。
3、团队成员从事知识管理工作即缺少时间精力，也缺乏专业性思维，将知识管理和业务打通的成功案例并不多。
目前，这些难点有的可以借助律所知识管理系统在一定程度上解决或缓解，不过成熟的知识管理系统毕竟并不多见，因此，行业内对于团队知识管理更多还是走高定制、低成本、轻技术而重内容的长线运营路线。
以兰台律师事务所主司劳动法领域的程阳团队为例，就属于其中相对成功的案例[2]。
2013年起，程阳团队开始借助微信公众号进行知识管理，设置了“劳动业务百问百答”栏目，截至2021年已经积累了1000余个高频问题。
以此为基础，程阳团队分别拓展建立了团队层面的咨询库、案例库、文本库等板块。
咨询库基于客户咨询中的高频问题，结合劳动法领域的积累需要，在遭遇新问题时及时补充，属于相对原始的知识管理方式。
案例库是定期更新的行业案例聚合，并形成了统一的对外口径，能够完善专业形象，提升客户信任度。
文本库根据文本类型、对象进行了细致的划分，基本覆盖了团队日常工作中需要的劳动文本。
当客户向团队咨询时，团队会先提供一份详细内容供其学习吸收，之后再进行沟通，就能取得更高的沟通效率和更好的客户体验。
借助庞大内容库的支持，即便是团队新人也能相对轻松地独立对接客户，不仅提高了出具意见的响应速度，也有助于提高法律服务的附加值。
在知识管理的执行层面，程阳团队所有成员均需参与，日常工作主要围绕提升内部沟通效率和作业品质、提高服务标准化程度来展开。
在知识管理的激励层面，团队前期以“死磕”为主，后期则主要是“自我激励”。当然，从第三方视角来看，由于这一层面的知识管理与业务紧密相关，且通过客户对接中的实际应用收获了具体反馈，因此可以认为知识管理工作的“激励”一定程度上与业务成就、客户认可度挂钩。
知识管理的未来：
人工智能的引入，还是……
知识管理离不开律所数字建设和信息系统，这是已有的共识。但技术本身能够在多大程度上帮助到知识管理工作，并没有一个确定的答案。一般认为，法律服务行业的知识成果仍然高度依赖律师个体的总结和梳理，律所知识管理更多起到的是简化流程、便捷行动的功能。
但会不会有一天，知识管理工作将从律师或律所专职人员手中转移给……比如AI？
ChatGPT在2023年年初的爆火一方面给互联网平添了几分快活的空气，另一方面也让许多人意识到了一种警钟的接近——目前的机器学习系统可能还只能满足娱乐或者逻辑性文字的初级、不稳定输出，但在其不断改进、迭代，乃至借由法律科技公司等机构之手获得定制后，为律师知识管理工作乃至部分业务带来的究竟是助力还是替代，似乎仍未可知。
当然，AI只是一个方面，未来太近，很难说往后的律所知识管理会向哪个方向演进。不过，早做早享受，晚做享折扣的定律一直都在，至少数字化、系统化的趋势是确定的，早一步行动起来，就能为未来多争取一份竞争资本。
注释
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