秘书，从字面上理解其主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。对党政机关来说，按照有关规定，省部级领导才能配备专职秘书，地厅级及以下领导不能配备专职秘书，而地厅级以下为领导提供秘书服务的一般只能称之为“联络员”。省部级以上的专职秘书也有区分，正部级以上领导的秘书为机要秘书，需要报ZZB审核同意，副部级领导同志的秘书由本部党委（党组）研究通过后报ZZB备案即可。都说领导啥风格，秘书就是啥风格，这话不假。因为秘书离领导同志最近，贯彻的是领导的想法，执行的是领导的意图，日常工作无形中就带着领导的行事风格，因此，秘书的一言一行尤其受到各方关注。老墨平常接触的秘书同志比较多，各个级别的都有，他们这类群体主要有三个特点：1.学历高，出身好。从教育背景上看，他们的学历都很高，基本都是名牌大学研究生，不乏全日制博士。所谓出身，并不是说家庭条件有多好，主要指的是在担任秘书工作前，他们基本都是各部门业务骨干。2.脑子灵，好沟通。从为人处世上看，他们都是人精，很会来事，服务保障领导无微不至，深受领导同志信任；同时，日常接触中，大多数秘书同志态度都很谦和，甚至可以说是圆滑，很好打交道。（当然也有些秘书同志不太好说话，这都和所服务领导的风格有很大关系。）3.会办事，有分寸。从工作能力上看，他们领会领导意图快，执行领导指示坚决，平常可以和你称兄道弟，嘻嘻哈哈，但在关键问题上非常强硬，原则性极强。但是秘书不能当一辈子，早晚有转岗的时候，想要在机关这个大熔炉下生存好，除了脑子灵、会来事以外，最主要的还是要业务精，做一个优秀的业务秘书，即使以后转岗了，到任何岗位都能胜任，这才是机关秘书生存之道。秘书同志如何做到业务精，我觉得可以向项兆伦同志学习，他是温家宝同志担任总理时的最后一任大秘，机关经验非常丰富，他结合工作体会，专门给年轻人写过一篇文章，指出在机关工作要注重提高三个能力，养成四个习惯，这些经验不仅对秘书同志，对所有机关干部来说都大有裨益。
第一个能力：准确简洁、逻辑清晰的口头和书面表达能力就是要善于用最简洁的语言，把复杂的事情讲清楚，把构成事情的各个要素以语言通俗、条理清楚、重点突出、简单明了的方式表达出来。这是要练就的一项基本功。有一个管用的训练办法，就是在向上级汇报前，先向自己汇报一遍，用5分钟时间把一件复杂的事情讲清楚，把你了解的情况和你的看法表达清楚。尤其是随着资历加深、职务提高，需要汇报的事越来越多，很多场合往往需要汇报人在几分钟内把一件事汇报完。这就需要大家具备准确简洁、逻辑清晰的口头表达能力。养成这个习惯，你开会发言、讲话也会比较简洁，不会东拉西扯，不着边际，长篇大论。从书面表达能力来说，写出来的稿子一要自己没有疑问，二要经得起上级和别人问。我经常遇到这样的情况：看了一个稿子，找起草人来问一问这一段是什么意思，然后他给我解释一番，我听明白了，就说你把刚才解释的话替换进去，稿子就写清楚了。你可以来跟我解释，但我们很多稿子是要往上面报的，要经过多位领导，你写一段看不明白的话在里面，难道每位领导那里你都去解释一番？稿子不仅要经得起问，还要能讲。好的稿子是可以讲的，给别人念一遍，大家就听得一清二楚，这是最好的稿子。写出来的稿子不应该只能看、不能讲。如果稿子要反复看才能弄明白，就是写得太复杂了。因此，一个基本的要领是，我们一定不要“写”文章，而是要想象成自己是在当面跟人说。把当面说的语言组织成书面的文字，这样讲清楚也就写清楚了。因此，写文稿首先要会讲文稿。当然，写文稿之前，还要把情况吃透，搞清楚。总之，提高表达能力需要做到：搞清楚，想清楚，讲清楚和写清楚。做到这几点，除了逻辑思维、写作能力，还取决于工作基础，取决于你对情况的掌握和工作的细致程度。文字表达能力，还有个政策素养和语法修辞基本训练问题。文稿从司局报出，经过一定程序，有的会直接成为国家机关的正式文件，有的会成为有关文件的重要内容，从而成为指导全国某方面工作的重要政策或工作要求。从内容上说，要成为政策或工作要求，就必须符合党的方针政策，符合国家法律法规，符合部门和地方的实际情况，能够解决问题，经得起历史检验。从文字上说，要体现国家机关文稿的水准，让人一看就是国家机关的水平。高水准的文稿首先要符合中国语言文字的规范。逻辑不通，辞不达意，乃至标点符号错误都是不容许的。严谨细致，干净利落，关键是养成良好的工作习惯，即谋划在前、请示在先，记录在案、办细办实，报告及时、事后总结。做任何事情，先把“怎么做、怎么开展”想清楚、理清楚。我们很多工作要搞工作方案。如办会要有会议方案，遇到重要的会议，对每个细节、每个环节，每个人负责什么事，都有详细的设计，有一个组织工作方案，各项工作都要按这个方案有条不紊地展开。第一是接受任务环节。接到一个任务，要立即做个确认，是不是准确领会了任务、意图和目的。如果没搞清楚就去做，结果不仅可能事倍功半，甚至是南辕北辙，误时误事。因此，做事前一定要先把意图吃透吃准。上级给你部署一件事，你按照自己的理解，对上级简要复述一遍，交代的是不是这么一个任务，我这么理解对不对，请上级确认，这样就可以确保起步正确。第二是执行任务环节。遇到重要事件或新的情况时，一定不要轻易自作主张，而要在办妥事情的同时及时请示报告。请示还要注意两点：一是请示的时候要提出自己的建议，你准备或你建议这事该怎么办，而不是简单地把问题交给上级。二是要把握好轻重。在执行过程中只有确实重要、需要请示的事才请示，而不是有事没事、大事小事都去请示。好比你受命去攻一个山头，你不能已经攻到半山腰，又跑回来问这样攻对不对。接到每一个指示、电话，向别人转达每一个指示和意见，任务执行过程中发生的每一个变化，都要记录在案。记录既是为了备查，也是便于日后总结。就是注重细节，注重环节，工作到位。发现的每一个问题，可能遇到的每一个问题，都要想清楚，想周全；每一个任务，每一个环节，都要分解到责任人，做到事事有人负责，事事有人检查。如果这个环节只有你负责，你更要想到这个环节的方方面面，办细办实。一是及时报告。你如果是新调进来的，上级交给你一项比较重要的工作，往往心里并不踏实。你及时用三言两语报告一下重要的工作进展，上级一听，办的路子是对的，他心里就踏实了；办得有些偏差，及时给你指导，就可以马上调整，少走弯路。同样，及时报告不是随时报告，不是不停地报告自己正在做什么。你高效率、高质量地完成任务，是最好的报告。二是按程序报告。基本要求是不越级，不越权。如果情况紧急，需要越级向上报告，你也要把有关情况及时告知你的直接主管上级。另外，出去开会要把会议材料带回来，没有材料也要有一个简要的口头或书面报告，不能参加了就算完了，上级也不知道你去开的这个会到底是什么内容，哪些事是与本单位有关的。要养成打一仗总结一次的习惯。总结可以加强经验积累，一次比一次做得更好，也可以避免同样的问题重复发生，使我们的工作更加理性，更加规范，不断创新。这是把事情做好的重要条件，也是一个人综合素质的重要体现。一是要商量办事。不仅要善于跟同事商量办事，还要善于和其他单位商量办事，更要善于跟下级单位和下属商量办事。下属习惯于接受指令而不争论，和下属商量办事最重要也最难。我们承担的绝大部分任务需要许多人多方面的配合才能完成，基本上没有一件事情是只靠一个人就能做的，没有协同配合不可能把事情办好。善于沟通，不仅能得到别人的支持配合，还能吸取别人的经验智慧。不愿意与人沟通，或者让人觉得不好合作，不仅得不到别人的配合，一旦出了问题、遇到难题，也难以得到别人帮助，最后是既贻误工作，也妨碍自己进步。二是要互相补台。这需要有一个良好的心态，乐见他人成功，乐见他人把事情做好，分工以内做到位，分工以外不插手，别人的事情多补台。帮别人补台，当无名英雄，时间长了，终究会让人看到你的为人，最终结果是大家都愿意为你补台。再能干、再聪明的人总有疏漏的时候，做好工作总是离不开别人帮助，离不开别人补台。另外，还要养成守纪律、守规矩，钻研业务、勤奋学习的习惯。任何单位都有个保密纪律，就是不该说的不说，不该看的不看，不该问的不问。还要注意不该交往的不交往，这也是保密纪律中最容易被忽视、又特别需要引起警惕的一件事。要按规矩办事，不掺杂私人因素，有透明度。现在对干部的训练中，有形的培训是各种规章制度、专业读本、操作指南、业务培训，加上上级和同事的传帮带。无形的培训是工作环境的熏陶和处理事务、办文办会的磨炼。从我们自身讲，从事一项工作，就要当这项工作的业务能手；在一个岗位，就要建成放心岗位；管一个部门，就要建成放心部门。从钻研业务来说，除了理论政策文件学习，还有几条非常重要，二是要研究性地做工作。接到一项任务，要把任务当作问题来研究，在研究和解决问题过程中了解熟悉情况，掌握和改进工作方法。三是要眼中有活。要注意发现问题，主动找问题，看到问题不放过。如果同样的问题一再出现，就一定是有一个规律性的问题没有解决好。找到这个关键点，再去下工夫，就可能解决一个长期存在的问题。四是多读书。一年要读几本理论专著，只要坚持下来，理论水平和思维能力就会不断提高。
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