3个最常用的Excel小技巧，职场人准点下班的秘密都在这里！

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2024-01-23 00:01

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作者：明镜在心

编辑：卫星酱

在使用 Excel 的过程中，函数和透视表的威力，毋庸置疑，但他们虽威力强大，却并非万能。

比如，在单元格录入或者选取等操作上，就无能为力了。

如果会使用一些快捷的设置和操作的技巧来完成工作任务，那将是提高工作效率的不二法宝。

今天，我就给大家介绍几个非常实用的小技巧，一起来看看吧！

自定义状态栏显示格式

如下图，是一张各月份汇总的工资表：

数据部分已经设置成带货币符号的会计专用格式。

现在的问题是，如何快速查看「某月的合计数」并指定「单元格显示格式」？

比如：我们查看【B 列】（1 月工资）工资总额情况。

选中【B 列】之后，在底部的【状态栏】中可以快速查看该月份的合计数。

但是，如何在底部的【状态栏】中也同时显示成相同的会计专用格式呢？

选定【B 列】之后，实际情况如下：

只是显示一般的常规格式，并没有带出货币符号来。

这种类似于自定义状态栏的显示方式，在 Excel 中并没有给出设置的功能按钮。

没关系，我们变通一下。

将选取的第一个单元格（即表头）设置成想要的格式，就可以了。

选取【B1】单元格，然后在【开始】选项卡中选中【会计专用】格式。

再选取【B 列】，看下状态栏显示。

问题完美解决！

这里大家也可以根据实际需要，将选取区域的第一个单元格，设置成自己想要的其他格式。

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快速检查出不同格式的数据

从系统导出来的数据或者从网上复制过来的数据，还有从公司其他同事那里导过来的数据当中，有时文本型数字和数值型数字会参杂在一起，导致后续的统计分析出错。

比如，下图是一张工资表，其中有的是自己录入的，有的是从其他地方复制过来的。

粗略看了下，其中的【2 月工资】的合计数，明显不对。

然而检查了求和公式，并没有发现问题。

原因很有可能是：有文本型数字未被统计在内。

从表面上看，他们和普通的真数字长得都一样，那如何快速查出这些伪数字呢？

我们可以利用【筛选】来查看。如下图：

在筛选框中，数字本应该是按照从小到大的顺序排序的，

但是其中有两个数字 496 和 800 却排在了 2036 的后面，肯定有问题！

再去检查下单元格格式，果然是「文本格式」！

那如何把这类伪数字，批量转换成真正的数字？

有一个【快】【狠】【准】的方法，就是用【分列】功能。

选中【C】列，点击【数据】>【分列】，调出【分列】对话框，然后直接点击【完成】即可。

如下图所示：文本型数字就转换成真数字了。

再用【筛选】功能查看一下，所有的数字都按升序排列了。

不论是手动记录的，还是从网上或系统里下载的数据，在进行分析之前，往往还需要对其进行处理，把 Excel 不认识的数据变成它所熟悉的，让无规律的数据变得有规律……

然后使用数据透视表，就能快速高效地多维度分析数据，并制成高大上的 Excel 报表！

不按套路出牌的选取

在日常处理表格数据之前，大部分情况下，我们需要先选中目标单元格，然后再进行下一步操作。

那么如何快速选取需要的区域呢？

通常我们可以按【Ctrl+A】全选。

比如，下面这个区域。点击数据区域中的任意单元格，然后按【Ctrl+A】，即可选中这个数据区域了。

但是，有时候区域中间有可能存在空行或者有空列，又该如何选择呢？

这时可以单击第一个单元格，比如【A1】单元格，

然后按【Ctrl+Shift+End】，即可将整个区域选中。

但是，还有一种情况是，当你按下【Ctrl+Shift+End】之后，

所选择的区域像是跟孙师兄一样，翻了一个筋斗云，直接到了 10 万 8 千里了，太可怕了。

该怎么办？

其实，针对数据比较多，又存在空行的情况，我们可以先选中需要的多列数据，

比如上图：我们需要先选中【B:G】的数据区域，然后按【Ctrl+Shift+向上箭头】:

此时存在空行的整个单元格区域就被选中了，还是挺便捷的吧。

PS.如果数据中存在空列，操作方法同上，只不过是先选中整列之后，按下【Ctrl+Shift+向右箭头】就行啦。

今天，我们分享了在日常工作中几个实用的小技巧：

❶自定义状态栏显示格式。

❷快速检查和处理不同格式的数据。

❸不按套路出牌的选取。

对于小伙们提高工作效率不止一丢丢噢！

好了，今天的分享就到这里。

对了，如果你想系统性学习 Excel ，掌握更多高效小技巧，比如 1 秒核对数据、1 秒提取数据、跨表求和……

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来源: qq

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