开学啦!地道的英文邮件表达,留学生务必掌握!
电子邮件是现代正式沟通中非常重要的工具,尤其是对留学生们来说,电子邮件绝对是频繁用到的主要沟通手段。
这就意味着,精通电子邮件的书写方法、格式以及礼仪能给留学生们带来极大的帮助,用得好能帮你解决很多问题,用不好则会给你带来很多麻烦。
而我们前不久介绍了博士申请的套磁,电子邮件也在其中扮演重要的角色。
今天,我们就来和大家说说,留学生在校园环境中,到底怎么样才能地道又礼貌地进行邮件沟通。
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标题
大家读邮件先读到的一定是标题,标题虽短,但重要性不比正文差,要让读邮件的人一眼就知道这封邮件是要讲什么事情的,才不会让重要的邮件被忽略。
常见的标题如下:
博士申请:Ph.D. application
奖学金申请:Application for scholarship
作业提问:Question about essay
请假:Excused Absence
约时间见面:Asking for an appointment
请求延期:Extension for xxx
请求推荐信:Recommendation for [name]
重点就是,让你的诉求一眼就能看到。
称呼
接下来就是称呼了,由于和你邮件交流的一般都是老师、教授或是身份稍高的人,称呼也是不能搞错的。
例如:
Dr.XXX (XXX博士)
Prof. XX(XXX教授
Dear Prof. XXX+姓氏/ Greetings Prof. +姓氏/ Dr.+姓氏
正文
正文当然就是这封邮件的主体了,无论内容长短,结构都应该是清晰的,我们可以分成以下几部分。
1.简单问候
例句:
Hope this email finds you well. / I hope all is well. / We send you our best wishes.
2.自我介绍
例句:
My name is XX and l am your student in XXX class (MKT 303).
I enjoyed your lecture/seminar/XXX.
3.你邮件的目的
例句:
I’m writing to inquire/ in reference to/….
This email is a reminder about...
4.详细内容
遵守Clear, Correct, Consice(清晰、正确、简洁)的原则。
结束语
正文说完了,就要用结束语来收尾了,常见的结束语主要能表达以下几种意图。
1.等待回信
例句:
I am looking forward to hearing from you soon/I am waiting for your soonest reply
2.预约成功
例句:
I am looking forward to talking with you next week & tomorrow/ Talk to you then/ See you then & tomorrow & next week...
3.长期联系
例句:
Please feel free to contact me/Anytime/Please don’t hesitate to reach out to me if you have any questions
4.表示感谢
例句:
Thank you for your time in advance/ Appreciate for your time & help/Thanks again
落款
基本礼仪不能少,格式也要注意。
Sincerely
Your name
建议制作个人的落款模式,方便展示个人基本信息,也不会出错!
其他注意事项
1. 尽量使用edu邮箱
2. 措辞客气礼貌,多用请求类语句Could you please.../ May I have.../ I would love to...
3. 仔细检查,避免信息写错以及附件遗漏
4. 在工作时间发送邮件
5. 及时回复,表达感谢
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