最新美国公司经营之日常开支合理抵税指南

2024-01-29 14:01

2023年税季刚刚开始，在公司税申报之前最好先了解下哪些企业费用是可以用于税收减免的。美国国税局对于企业费用是否符合税务减免的界定是这些费用必须是企业运作中正常而且必需的支出，这些支出不能以个人使用为目的。企业的主要支出项目通常包括有：办公用品和费用，商业保险，修理维护，佣金和合同工支出，商务旅行，广告推广，法务和会计费用，房租，员工工资和福利，银行杂费，税收和许可证等等。

虽然许多开支可以用于税收减免对您有利，但国税局要求企业必须仔细保存开支记录，因为每一笔可以抵税的开支都有其价值，所以企业簿记工作不能马虎。此外，企业还必须知道每一笔开支支付的时间，有时候因为开支是使用信用卡支付，所以很容易忘记，请随时记载每一笔开支，同时附上收据。另外，美国国税局对于企业常见的餐饮和娱乐费用还有给客户买礼物的费用也有严格的规定和限制。

企业运作中难免发生的餐饮和娱乐费用是不是也可以用于税收抵免呢？

国税局针对用于税收抵免的企业餐饮和娱乐费用有明确的要求。在2021年之前，企业餐饮费用只有50%可以用于税收抵免，而娱乐费用自2018年起就不能用于税收抵免了。2021 年美国国会通过了 “2021综合拨款法” ，该法案包括了一项临时的税收激励措施，即在餐馆发生的商务用餐费用享有100% 的税收减免，而这之前只有50%的税收减免。自 2023 年 1 月 1 日起，这项临时税务优惠已过期，商务餐饮费用的税务减免已恢复为以前的 50%抵扣额。不过企业的娱乐支出仍然没有税务减免，根据 2017 年的 “减税与就业法案” （TCJA）企业的娱乐支出不再享有税务减免优惠。那么哪些支出属于商务餐饮费用范畴？哪些费用符合国税局的报销要求呢？下表列出了企业主要的餐饮费用和税务抵扣额度：

需要注意的是，餐饮费用必须是企业正常经营的需要，不能奢侈或者铺张浪费。另外，还需要妥善记录费用金额，费用的时间和地点，费用的商业目的等。一个比较实用简单的方法是在收据上写下信息，然后拍照保存。

给客户买礼物的费用能报销减税吗？

首先，什么样的礼物是商务礼品？按照国税局的严格定义，商务礼品必须是实物，只有有形物品才算作商务礼品。比如礼品篮、巧克力、葡萄酒、水果、咖啡机、时尚文具等，基本上可以在零售店买到的礼物都没有问题。不过，购买礼品卡和礼券的费用不能作为企业费用报销，即使它们是作为礼物赠送给客户的。此外，任何现金（或现金等价物）都不能算作商务礼品。

那么，各种球赛或者娱乐活动的门票呢？这些也不能作为业务费用报销。在2018年颁布《减税和就业法案》之前，50%的“娱乐费用”是可以报销的，只要它们有明确的商业用途，但是现在娱乐费用已经不再符合企业费用报销的要求了，只有商务用餐仍然是可以报销的企业开支，不过还是只有50% 可以用来报销。

另外，商务礼物的价值每人每年不能超过25美元，国税局自1962年以来就没有更新过这一金额。需要注意的是限额为每人 25 美元，而不是每位客户。因此，如果想要给一个部门送节礼，而这个部门有五位组员，那么可以报销125美元的礼物。25 美元的限额不包括运费、销售费、包装费用等，限额仅用于物品本身。

作为税务抵扣的费用，国税局要求准确记录商务礼品的信息，比如购买金额、收取礼物的客户以及送礼原因等。

低于4美元的小礼品在符合国税局的要求时，可以不计入25美元的礼物限制，即印有公司徽标，以及定期分发。像印有公司信息的签字笔、记事本等，这些相当于公司的宣传材料，与名片作用相似。

对于给员工的礼物，可以考虑公司的T恤或咖啡杯、生日蛋糕、感恩节火鸡或火腿、漂亮花束等。给员工的礼物也要注意避免现金和礼品卡，这些通常会被当作应纳税收入计入员工的工资。

与企业日常经营相关的设备和必需品都可以用于税务抵减吗？

公司日常运营需要用到打印机、传真机和电脑等设备，无论是购买还是租赁，相应的支出都可以用于税务抵减。另外，办公需要的电话、软件、文具、书籍杂志等也都符合税务抵减要求。对于近几年来日益发展的在家办公趋势，员工在家办公的一些费用也可以按照法律规定给予报销，比如添置电脑、打印机、扫描仪和显示器等，还有网络和电话的费用。但是这些费用的报销必须通过公司设立的责任计划（Accountable Plan）来支付，以确保所有报销的费用是符合公司日常经营所必需的支出。公司的责任计划需要按照国税局的要求来制订，必须遵循下面这些规定：支出必须与企业经营相关；支出必须是在合理的时间范围内产生的企业用途；超出报销金额的费用需在一定的时间内归还公司。在按规定正确记录报销费用后，这些报销费用就不会做为员工的福利而被计入应纳税收入。

员工培训和进修费用可以用于税务抵减吗？

员工正常和必要的职业培训和进修方面的支出亦可以用于税务抵减，这些培训和进修应当有助于员工稳固和提升职业技能，比如参加职业相关的研讨会或者课程，专业协会的会员费以及专业杂志订阅费也属于税务抵减支出。如果公司内部有合规的教育资助计划，每位员工每年收到的教育资助不得超过5,250美元，超过部份则将作为福利计入员工的应纳税收入。需要注意的是，公司对于员工当前职位所要求的基本的受教育程度并不属于工作相关教育，与此相关的费用不符合税务抵减要求，比如公司要求某一职位需要本科学历，那么该职位员工的本科教育学费就不能用于税务抵减。

商务差旅相关费用有哪些可用于税务抵减？

差旅费是企业常见的主要支出项目，也是可以用于税务抵扣的重要开支。差旅费主要分为异地出差和本地交通费用。异地出差是指由于工作需要而离开平常办公地点当天不能返回的情况，差旅费用应该是必要的而且和是工作相关的，奢侈消费以及个人旅行费用不能用于税务抵减的。可用于抵扣的差旅费包括下面几大类：

1．乘坐飞机、火车、汽车和出租车等交通工具的旅行费用（如果客户提供了机票，或者通过信用卡积分兑换了免费机票，公司就没有实际的交通支出了，这种情况不能抵扣）。

2．住宿费和与娱乐无关的就餐费用，出差期间的干洗和洗衣费用。

3．商务旅行期间的业务通讯费用（包括使用传真机或其他通讯设备）。

4．其他与出差旅行相关的必要费用，如场地和设备租赁费用，临时工费用，以及与商务旅行相关的服务小费等。

上述的差旅费用需要记录并且保存相关的收据或账单，之后公司采取实报实销的方式记录支出。如果觉得这样记录差旅费耗时耗力，也可以采用每日津贴的报销方式。国税局每年会公布异地出差的每日补贴标准，具体标准根据不同地区、不同城市的消费情况而各有不同，这种津贴补助方式简化了报销程序以及差旅费用的管理。每日津贴包括了出差期间的住宿、餐饮和一些基本生活费用，不包括来往机票这样的交通费用。对于需要长期在某地出差的情况，在一年以内的出差相关费用全都可以用于抵扣。超过一年后，该异地工作地点将被视为主要工作地点，在此工作不算做出差，相关费用则不能用于税务抵扣。

除了异地差旅费可用于抵扣，一些因业务需要而产生的本地交通费用也可用也税务抵扣，比如出租车费、公交地铁费、道路通行费和停车费用等。除了实报实销交通费用，如果用私家车参加了公司业务相关活动，还可以采用标准里程报销方式，即按照国税局提供的标准里程费率来计算交通费用，比如2024年国税局公布的标准里程费率为每英里67美分，如果商务旅程有30英里，交通费用则为30*0.67，即20.1美元。

需要注意的是，所有的差旅费用必须与企业业务直接相关，日常的通勤费不属于本地交通费用，如果长途旅行有部份私人行程或者与家人同行，那么与私人行程相关的费用以及家人的旅行费用不能用于抵扣。

请注意：MT 律师事务所出于帮助大家初步了解美国税法的初衷，准备了以上的简介，以上只是列举了几种常见的公司可以用于减税或抵税的相关支出，这不能被作为法律建议或税务建议。从上可以看出美国的税法要求十分的繁多复杂，合理地运用美国企业税收减免抵扣政策可以帮助企业降低税收负担，同时提高利润。企业可以通过选择适合的抵扣项目来有效地利用政策，提高税务效率，并确保企业的利益得到保护。如果您的公司企业不确定如何有效地利用美国企业税收减免政策，欢迎咨询我们。

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