5大对于时间管理的“误解”，你中了几个？

2023-10-18 04:10

做好时间管理似乎成为职场人的“解药”。常年霸榜畅销书前列的时间管理类书籍也从侧面印证了这一点。

在这个忙碌的世界里，人们对于时间管理近乎“痴迷”：花费大量时间和精力寻找系统或新的工具，以便让自己在更少的时间内完成更多的工作。不同的学者对此也都有自己的见解和建议，甚至这些观点有时会出现矛盾或不一致，比如：

《尽管去做：无压工作的艺术》一书中鼓励人们从耗时简单的任务开始，想到就去做。在《吃掉那只青蛙》中，作者却建议从最困难、最重要的任务开始，再逐步转向更容易的事情。《战胜拖延症》建议人们首先执行社交活动和休闲活动，再将工作填充到空白时间之中；而《等待》一书中则提到了一些故意不立即完成任务的例子……

不止学者的建议各异，成功企业家、高效能人士惯用的时间管理方式也各有特点，如：张朝阳的“短睡法”，即每天只睡4小时，两小时一个节点，中途还要彻底苏醒，去楼下榨蔬菜汁。还有同时管理三家百亿公司，每周工作近百小时之余，还能事业情感双栖发展的马斯克，他规划了“时间表”，把自己的日程以每五分钟为时段安排，不吃早餐，也不会打太多电话。

时间管理是管理者必备的技能，掌握了，便能事半功倍。但为什么还会出现“道理我都懂，但依旧过不好这一生”的情况？职场人该如何规避那些看似正确的时间管理“谎言”？又该如何将合适的时间管理技巧运用于实际工作中？

5大关于

时间管理的“谎言”

我们都看过、学习过很多成功企业家、管理大师对于时间管理的建议，但为何依旧很难做好“时间管理”？带着这个疑问，时间管理教练Elizabeth Grace Saunders在十余年内对来自全球的客户进行了访谈和探讨，发现大家普遍会面临5大关于时间管理的“谎言”：

提升时间管理技能就能提高绩效

有趣的是，时间管理与绩效之间的关联相对较弱。工作时间越长≠绩效越高。管理学界有一句很出名的理论：“要更聪明地工作，而不是更勤奋地工作。”（work smarter, not harder）这对于时间管理爱好者来说是个不错的建议。能否升职加薪，看的不是你能完成多少工作，而是你的工作能对他人产生多大的影响。我们应该将时间管理的重心转移到关注质量而非数量上。

那么，是不是应该完全忽略时间管理呢？不尽然。有学者指出，时间管理与工作的幸福感有正相关：时间管理做得越好，越能让人产生幸福感。问题的本质不在于提高生产力本身，而在时间管理能让人在减少压力的同时保持尽可能高的生产力。

如果擅长时间管理，你就能做到一切

人们普遍存在这样一个误解：只要你能更好地管理时间，你就能做到一切，如：拥有一份蒸蒸日上的事业，能在自己的爱好上取得一些成就，还能不费吹灰之力地提升其他技能。或许有些人可以做到这一切。但通常，改善整体生活的第一步并不是试图管理一切。

相反，你需要退一步，仔细评估你的承诺。更好地做管理时间往往是承认你无法做到所有事情，然后做出必要的调整，有所取舍。

存在一个完美的“时间管理”系统

在时间管理方面，你可以找到几乎对所有人都有帮助的通用概念和策略。然而，一个完美的系统并非适用于所有人。Saunders在做时间管理辅导项目时发现，每个人都需要开发一个符合自身需求和个性的系统。这是唯一能保持时间管理可持续性且始终有效的方法。

例如，有些人依赖数字工具，而另一些人则更适合使用纸笔。有些人喜欢将计划一条一条列出来，而另一些人则更倾向于在日历上制定计划。有些人在早晨工作效率更高，而另一些人在夜晚会更有生产力。如果一个时间管理系统对你来说不起作用，并不意味着你没做好，你只需要调整这个系统以满足自己需求就好。

可以快速学会时间管理

改变需要时间，特别是在时间管理上的改变。因为它通常需要人们改变持续多年甚至一生的行为模式。当Saunders和人合作时，会发现被辅导者正在改变他们对时间的看法、设定边界的方式、做决策的方式、专注的方式、计划的方式等等。

了解一些时间管理的概念可能只会花费你一个小时或一天，但要真正内化它们，至少需要你在三个月的时间内积极实践这种新的方式。

时间管理就是塞满日程安排

几乎所有的时间管理建议都提到要提前为你的生活/工作做好计划并设置目标。的确，一个成熟的职场人总会习惯性地提前规划好自己的日程。但这并不意味着你要把日程表排满。

排满的日程表通常意味着你在工作时间里没有给自己留出休息的空间，无论是去洗手间、吃饭、与同事简短交谈，还是简单地喘口气。或者在晚上，你没有机会与人聊天、思考一天的事情、整理自己的生活——比如收拾餐具或叠衣服等简单的放松。

每个人都需要休息和充电。当人们不允许自己休息时，往往会以一种不满意的方式去偷得片刻闲暇。Saunders认为，人们在社交媒体上花费大量时间，或者漫无目的地浏览资讯都源于他们从未拥有真正休息过的感觉。如果你允许自己去做真正想做的事情，就不会想要产生逃避的心理。

7个实用的

时间管理策略

1、选择高效的工作方式

每个时间管理大师都有让自己更高效工作的方式。贝佐斯最出名的就是“两个披萨饼”规则，他认为参会人数越多，会议效率就越低，为了提高效率，他不参加人数多到“两个披萨还不够吃”的会议。

维珍集团创始人理查德·布兰森则坚持在每天早上进行“社交扫荡”。他会在固定时间登录自己的Facebook、Twitter、LinkedIn和Instagram账户，了解当天的新闻，一次搞定所有事情之后，就不用再浪费时间在社交媒体上了。

2、安排一对一会议并及时反思

时间管理对管理者来说可能是一个挑战，因为他们经常忙于日程安排和做决策，同时还要承受因做决策而带来的压力。据康奈尔大学的研究人员估计，成年人平均每天做出大约35,000个决定。而高效人士在日常生活中，会尽量减少不必要的决定，避免浪费心力。

Rigits会计师事务所联合创始人Julia Kelly提供的时间管理策略是安排与汇报人的一对一会议。

每五个一对一会议结束后，她都会留出短暂的休息时间进行反思。这种方法使她能够充分参与每一次会议，并确保没有一个人被忽视。此外，这个方式有助于她评估和重置目标结构的空间，然后再继续进行下一组会议。

这类策略有助于最大限度地降低管理者倦怠/沮丧的风险，同时也为团队成员提供了机会与领导层直接互动。

3、实践“一次解决”的原则

“一次解决”（Touch it Once）原则意味着在你第一次看到任务时立即处理它，这样就不必等到以后再回来处理它。

Folderly创始人兼CEO Vladislav Podolyako具体是这样做的：如果能在10分钟内完成一项任务，他会立即去做。如果不能，他要么将其委派给他人，要么将其搁置至少一周。

因为对于CEO来说，他每天都会收到大量邮件，其中包含许多需要迅速作出决策的事物。如果他只是被抄送，通常不会采取任何行动；如果他认识某个人有更好的解决方案，他会转发邮件给对方。他的工作重点是提供帮助，而不是事无巨细的了解全部事情，或是完美的处理所有事情。

4、安排有序的会议时间，并对时间进行分块

有意识地将个人和团队的时间分块，并在一周内适当安排顺序，将有助于管理者变得更有效，避免因切换工作环境而产生的认知负担，并提高业务信息流动性。

例如：将所有下属的一对一会议安排在同一天或时间段内，不仅有助于管理者保持“指导模式”的思维流畅，而且能大大提高沟通效果。

假设管理者在周一有一场高层会议，周三有一场跨部门的团队会议。在这两场会议之间安排与下属的一对一会议，能够更迅速地将高层会议上的战略决策传达给下属，同时将下属面临的业务挑战汇总，并在次日的团队会议中予以讨论——这些动作都在48小时内完成。至于会议外的时间，管理者可以用来进行更深入的工作部署和团队协作，避免因会议随意安排而影响工作效率。

5、珍视“受保护的时间段”

Aecho 前CEO Quantum Wins博士在工作中同样面临着“同时处理多项事物”的困境，为此她使用了自己的秘密武器：受保护的时间段。

这个时间段是特殊的、不被打扰的，被专门用于处理真正重要的事务。通过利用这些高效的时间段，她得以专注于那些具有关键性、高影响力的项目，从而改变整个局面。这类似于备受企业家推崇的“禅修模式”（Monk Mood），在这个时间段管理者始终处于高效率的堡垒中，不会被任何人打扰，没有突然的临时会议，没有上司随意的指示。不少企业家将这个时间段用来发展“创造性思维”、进行“产品构思”和构思企业的“长期愿景”。Wins博士也讲这个理念推广到自己的团队、客户中，每个人都迎来了高效率的时刻。

6、识别“时间劫匪”

管理者身边总是充斥着各种“时间劫匪”，他们会使管理者计划好的日程安排脱离轨道。这些“劫匪”可能是需要帮助的下属/同事、不断涌入收件箱的电子邮件、部门的琐事、以及微信群内的@提示。

作为一名管理者，应该意识到身边发生的很多事情可以稍后解决，因为当下处理这些事情通常会让你无法专注工作。因此，迅速识别出这些“时间劫匪”，在适当的时候处理它们，而不是立即应对它们，能让你专注于优先事项的完成。

7、不要让每件事都变得紧迫

这源自Well Path 的联合创始人Colin Darretta曾经遭遇的糟糕工作体验：他的上司几乎每天都制造“虚假优先事项”。起初，他发现自己每天都在为了"紧急事件"工作到凌晨。最后，他不再把上司的这些要求当做紧急事件。于是，当真正的紧急情况出现时，他迟迟没有行动，因为他早已不再相信上司传达的是“真正紧急的事情”。