国内某公司出口管制合规实践

2023-04-14 22:04

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来源：商务部安全与管制局

　　一、将合规工作前移至产品设计开发阶段

　　该公司研发体系采用的是集成产品开发（IPD）模式，并将合规管控点嵌入到IPD流程当中，从产品设计之初就开始考虑合规问题，这样可以保证产品在研发过程中所有的合规风险能够提前进行识别，同时也给公司足够多的时间解决分析和识别出来的风险，并制定应对的措施和方案。

　　1. 从制度和组织层面保障出口管制合规工作的顺利开展

　　为了保证出口管制合规能够在IPD流程中落地执行，该公司首先在制度层面、公司层面设置了总体原则，即通过合规管理制度和合规绩效考核管理办法明确公司整体的管控目标、组织架构以及运行机制，通过具体的管理办法，例如合规管理手册、管制产品管理规范等细化业务流程中各部门的职责与出口管制合规管控要求，将公司的管控要求融入到研发、采购、生产、销售、客服等流程中，形成具体的操作细则和指引。

　　另外，该公司建立了三级合规运营组织。首先，公司层面设置合规委员会；其次，研发层面建立研发合规的分委会；最后，在分委会下面建了合规执行团队，使得各自的职责能够分层运作，整个合规能够从上到下去推行。同时，建立工作机制，例如合规推行团队通过月报的方式，分委会通过季报的方式，委员会通过半年报或者年报方式开展工作。

　　2. 具体操作流程

　　该公司在立项报告环节中加入相关合规要求，比如，分析目标市场、产品策略、最终用户、最终用途，并对黑名单进行扫描，最后出具尽职调查结果。在整个立项报告当中，该公司不仅进行了市场分析，还加入了合规分析。

　　在概念阶段，该公司在产品的备选概念中会重点考虑重要的合规影响因素，并对TR1（注：TR是技术评审的英文 Technical Review 的缩写，是指IPD流程中定义的TR1-TR6这7个技术评审点，分别为TR1、TR2、TR3、TR4、TR4A、TR5和TR6。目的是尽早地发现工作成果中的缺陷，并帮助开发人员及时消除缺陷，从而有效地提高产品的质量。）环节之前所有合规行动的实施效果进行评估。在此阶段，一些关键物项可以被识别出来。此时，该公司会去评审这些关键物项的使用是否符合出口管制的要求。同时，大量的关键要素基本已经确定，可以粗略计算产品占比情况。

　　详细设计环节，该公司将撰写产品出口管制报告。同时，在转入生产之前还将确认关键物项和产品微量的占比情况，并在TR5时进行要素的审查。

　　TR6阶段，该公司主要评价其测试客户是否满足最终用户或者最终用途出口管制的要求。在产品生命周期管理时，重点关注售后服务是否满足出口管制的要求；备品备件本身的微量元素占比；备品备件如果涉及到许可物项时，许可物项的记录；以及报废情况。这些都要进行记录。

　　3. 运用技术工具助力合规建设

　　该公司结合内部IT工具开发了一些功能，帮助其更好地实施合规管控措施。利用信息化工具，完成产品、目的地、最终用户及最终用途的合规管控。概念阶段，进行市场和黑名单的扫描；计划阶段涉及到采购，将要求把所有物项的信息记录到系统当中；开发阶段进行微量占比的计算。同时，当项目变更时，对变更情况进行跟踪、评估、测算；验证阶段，进行客户端验证，如有物项的替换，需要再次确认微量占比；发布过程，在大批量销售时追踪客户信息，匹配合规要求；产品生命周期中，重点关注备品备件的更换，以及维修服务的合规情况。

　　同时，该公司也会采购一些许可物项。在采购环节，公司系统里面将记录该物项的许可证申请、供应商提供的SN（产品序列号）信息等。在入库环节，会在仓库管理系统(WMS)中做SN码的扫描、入库，自动入库到专用库位。在出库环节也会再次通过WMS系统去记录出库信息。在生产过程中，会把这个物项用在的机台信息进行记录，同时在MES系统中进行扫描和记录。售后时将跟踪这个物项的SN码对应的项目号，并且对维修物项的返库进行SN码的再次校验。

　　4. 定时的合规审查

　　该公司会对合规工作进行季度或者常规性的检查。首先进行通知，其次列出检查单(checklist) ，进行现场检查，抽查记录保存情况，最后输出报告，提交上文提到的委员会，形成闭环管控。

　　二、建立并形成良好的合规文化

　　该公司内部为确保每名员工都建立合规意识，非常注重合规文化的建设。

　　1. 高层重视

　　该公司首先参照商务部提供的指南，在官网上做了合规的声明。此外，公司高层在历次讲话或者年会中都会提到关于合规方面的要求。

　　2. 将合规融入每名员工的日常工作

　　该公司每年年底都会制作合规台历，并发放给主要人员；印制合规口袋书发放给每名员工，保证随时随地学习；策划合规微课堂和小视频，邀请各个部门员工共同参与。由此，公司每个员工都对合规形成了意识，参与的积极性也有所提高。该公司还编制合规的季度报、日报、月报，以及合规新闻和海报。同时，该公司还制作了合规行为细则，给员工发放，用于了解什么行为是合规的，什么行为是不能做的，合规的底线在哪里。

　　3. 专项合规文化建设，提升员工合规技能

　　该公司进行类似高管谈合规这种专项的文化建设，将4月设置为公司的合规文化月。同时，还定期组织合规知识竞赛，开发一系列课程，针对研发、采购部门的特点设置不同的培训内容，提升员工的合规能力。

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