案例 | Expensify：领先的收据追踪与费用管理平台

成立于2008年的Expensify是一家领先的收据（receipt）跟踪与费用管理平台。以费用管理业务起家，Expensify逐渐将业务拓展至卡服务、发票服务、账单支付、差旅服务等领域。通过与其他应用软件的集成，Expensify为用户提供了一体化的财务管理体验，帮助用户简化日常管理流程并节约运营成本。2021年11月，Expensify在纳斯达克交易所公开上市，首日估值达22亿美元，成为世界上增长最快的预算会计平台之一。

1.1 公司简介

2008年成立于美国旧金山的Expensify 是一个面向所有人的收据跟踪和费用管理的平台，从个体经营者到《财富》杂志世界500强企业，Expensify帮助世界各地的个人和企业简化资金管理方式。Expensify为客户提供公司卡、费用跟踪、次日报销、发票、账单支付等服务，它使用户能够轻松地跟踪个人或商业用途的收据、向公司提交或从同事那里收集费用报告。在旧金山成立以来，Expensify已扩展到密歇根州的艾恩伍德和俄勒冈州的波特兰，并且在伦敦和墨尔本设有办事处，同时在丹佛、纽约、柏林或阿姆斯特丹建立了远程协作的团队。

经过多年发展，2021年11月10日，Expensify以每股27美元的价格在纳斯达克交易所公开上市，筹资资金2.63亿美元，当日估值达22亿美元。目前，作为全球员工平均收入最高的公司之一，Expensify已成为世界上增长最快的预算会计平台，拥有的客户数量比同行业其他公司的总和还要多。Expensify平台每天处理的客户报销金额达百万美元，每年处理数十亿美元，为200多个国家和地区的客户提供服务。

1.2 创始人及创业故事

图：Expensify创始人兼首席执行官David Barrett

（来源：Expensify官网）

Expensify由David Barrett创立。David Barrett在密歇根州萨吉诺长大，6 岁开始学习编程。他在密歇根大学获得计算机工程学士学位，并在校园里的虚拟现实实验室工作。大学毕业后，David搬到德克萨斯州，在那里他帮助开发了视频游戏行业的3D图形引擎。后来，David加入了由 Travis Kalanick 共同创立的P2P文件共享公司 Red Swoosh，并在Red Swoosh被Akamai Technologies收购一年后选择离开，于2008年创立了Expensify。

Expensify的创立源于偶然。当时David住在旧金山的Tenderloin社区，每天在街上看到无家可归的邻居时，他想找到一种替代现金施舍的方法来帮助他们。David想象给街上的人们一张借记卡，该卡将他们的银行账户相关联，以确保其能够购买食物，同时获得公共服务。当David向银行寻求融资支持时，银行拒绝了它，因为这一想法太复杂且风险太大。为了实现帮助无家可归群体的梦想，David退而求其次设计了一个低风险的商业方案——费用报告平台，即Expensify 诞生的契机，并以这个低风险的策划获得了银行的融资批准。2008 年，David在TechCrunch50上推出了卡片技术概念，并将其重新定义为 “Expensify：面向大众的公司卡”费用管理系统，但其实并没有实际建造它的计划；而令David惊讶的是，人们喜欢费用报告的概念。因此，在接下来的几年里，David和其不断壮大的团队推出了业内第一个收据扫描技术——SmartScan。该技术彻底改变了收据跟踪方式，它允许人们拍摄任何收据的照片进行自动转录，无论是何种货币或小费的涂鸦。Expensify的知名度开始像野火一般蔓延，这也推动Expensify进入下一发展阶段。从最初的单据扫描一直到费用批准和报销，Expensify日益壮大。

2019年在推出Expensify Card时，David看到了重新实现“帮助无家可归者”这个最初梦想的机会。因此2020年，Expensify推出了致力于“创造更包容的世界”的卡片奖励——Karma积分。当有人使用Expensify 卡消费时，Expensify都会将卡收入的10%捐赠给其慈善机构Expensify.org。资金将捐赠给与该次消费活动相匹配的目标：例如，预订航班会触发捐赠植树以抵消碳排放；预订酒店会触发捐款以帮助无家可归的人与家人团聚。Expensify.org有五个初始基金，围绕着当今社区面临的五个相关问题：气候正义、粮食安全、住房公平、再入境服务和青年倡导。与David创业动机并不匹配的Expensify作为“特洛伊木马”偶然创立，但在不断的发展与完善中最终实现了David帮助无家可归者的最初梦想。

1.3 发展历程

1.4 融资概况

在公开上市之前，Expensify完成了8轮融资，已公开的筹集资金为3820 万美元。

2009年5月，Expensify完成了种子轮融资，共筹集100 万美元，该轮融资由Hillsven Capital、Baseline Capital Ventures 以及Travis Kalanick领投。Expensify把该笔融资用于新员工的招募和技术开发，包括推出适用于iPhone、黑莓、Android 和 Palm Pre的移动应用程序。以此开启了Expensify的发展之路。

与此同时，Expensify还组建了一只基金，用于投资金融科技领域初创企业。2015年7月，Expensify在由 OpenView Venture Partners 领投的融资中，筹集了1750 万美元，公司以此推出了专注于金融科技领域的战略投资基金Expensify Ventures。该基金投资了替代收据解决方案提供商Piper，并实现了Piper与Expensify的集成，使Expensify的用户能够将其支付卡链接到Piper平台，后者将自动捕获收据的详细信息，从而简化客户界面，使商务旅行者更容易记录费用。

2021年11月，Expensify以每股27美元的价格在纳斯达克交易所上市，募集资金2.63亿美元，当日公司估值达22亿美元。

表：Expensify融资情况

数据来源：Crunchbase.com

2.1 市场定位：面向所有人的收据追踪与费用管理平台

Expensify是面向所有人的收据追踪与费用管理应用程序，为客户提供公司卡、费用跟踪、次日报销、发票、账单支付、差旅预定等服务，它使用户能够轻松地跟踪个人或商业用途的收据、向公司提交或从同事那里收集费用报告。

为了满足不同类型的用户需求，Expensify推出四大计划，包括针对企业用户的Collect和Control计划，以及针对个人用户和自雇者的Track和Submit计划。同时为满足费用管理中的端到端需求，Expensify在多年的发展中与支持用户业务的会计、ERP和旅行软件无缝集成，无缝对接用户各个方面的费用管理需求。

目前，作为全球平均员工收入最高的公司之一，Expensify为 200 多个国家和地区的客户提供服务，在全球有超过 1000 万名用户。在市场地位方面，Expensify处于行业前端，其规模在行业同类企业中位于上游，增长率处于中游，已成为全球领先的收据追踪和费用管理平台。

2.1.1 市场趋势：人工智能与机器学习技术促进各类财务管理软件的集成

差旅和费用管理软件为员工提供了一个简化的平台，用于生成费用报告并将报告提交给管理层以授权报销。该类型软件还有助于管理旅行预订和为员工制定行程，从而以一种有组织的方式管理数据。该软件可按组件类型分为两大类：“基于云”（Cloud Based）和内部部署。

2016年，美国差旅和费用管理软件市场规模为9.759亿美元，并且呈快速增长的趋势，预计到2027年，该市场规模将达到2016年的4倍。“基于云”的差旅和费用管理软件占据市场主导地位，可使用户更轻松地远程访问多个设备上的应用程序，且“基于云”的软件可以与公司其他功能进行集成从而提供了灵活性。

差旅与费用管理软件和ERP等会计系统的集成有利于公司各项管理。对于员工而言，无论是直接存款还是向信用卡发卡机构汇款，都需要能够跟踪整个费用报告过程的软件；对于财务人员而言，整合到会计或ERP解决方案中的综合财务方案（即无需人工干预即可直接和持续共享数据的能力）提供了统一的支出视图。同时，集成的费用管理解决方案还消除了传统上繁琐且昂贵的流程中的大部分摩擦。

此外，人工智能与机器学习技术的发展，使差旅与费用管理系统实现自动化识别欺诈行为成为可能。通过将一年的费用报告输入系统，系统可进行机器学习，从而实现标记欺诈或错误异常情况的能力。且通过将自动化识别的功能与平台的预定系统相联系，人工智能技术能够推荐更符合公司每日津贴政策的相关差旅地点，并将预订信息告知管理者，以帮助管理层更好地掌握并规划员工的各项支出。

2.1.2 用户画像：以企业用户为例

Expensify的客户范围从自由职业者、小型企业到拥有数千名员工的公司，适合于任何需要跟踪收据和支出的客户。据enlyft统计，目前共有3754家企业使用 Expensify。从行业分布来看，约三分之一的企业用户自于计算机软件行业；从国家角度来看，超8成的企业用户来自于美国；从员工规模来看，超六成的企业用户员工规模集中于10-200人；从收入分布来看，超六成的企业用户收入集中于100-5000万美元，其中收入在100-1000万美元的企业用户超三成。

图：Expensify企业用户行业分布

图：Expensify企业用户国家分布

图：Expensify企业用户员工规模分布

图：Expensify企业用户收入分布

（资料来源：enlyft.com）

2.2 主要服务

费用管理

Expensify的费用管理提供无限制的收据扫描、里程跟踪、次日报销等各种服务，通过易于使用的费用跟踪应用程序自动化用户的预会计系统。具体的服务内容与步骤可分为以下十个部分：

信用卡服务（Expensify Card）

Expensify提供Expensify Card为用户提供简单便捷的商业信用卡服务，获得该服务无需任何的费用与承诺。2021年底之前，在任何计划的Expensify 卡上月消费超过 25,000美元的用户都能获得2%的现金返还，月消费超过 250,000 美元的用户将获得4% 的现金返还。Expensify Card通过以下八项设置来提升用户的使用体验：

发票服务

Expensify提供自动化的发票和收款服务，通过集中发票和费用来简化用户后台操作。使用Expensify的发票服务无需额外费用，其包含在用户当前的订阅中，无论用户采用什么计划，只需为每笔交易支付标准处理费即可。Expensify的发票服务通过以下五项设置来提升用户的使用体验：

账单支付

Expensify提供账单支付服务，使用户能够跟踪、审批和支付账单，通过简化用户的预会计流程来加强其后台。Expensify的账单支付服务无需额外费用，其已包含在收集和控制计划中。Expensify通过以下三项设置来提升用户账单支付服务的使用体验：

差旅服务

Expensify基于虚拟旅行助手Concierge Travel提供差旅服务，用户只需与礼宾部沟通，即可预订航班、酒店和车辆。同时，Expensify的旅行管理通过医疗咨询、紧急运输和额外的旅行风险服务有助于确保用户团队的安全。值得一提的是，对于使用 Expensify 卡预订的每次行程，Expensify 都会向相关事业捐出部分所得的收入。该项服务具体包含以下六项设置：

2.3 盈利来源

Expensify的盈利主要来源于对企业用户和个人用户所提供的服务进行收费。

对于企业用户而言，目前Expensify的企业用户能够免费为整个团队获取Expensify Card，同时能够使用Free计划的相关服务，包括报销现金费用、发送发票和支付账单功能。此外，企业用户能够订阅Collect或者Control计划。其中Collect计划包括免费计划中的所有内容，还包括自定义编码、会计集成和费用审批服务，使用Expensify Card订阅Collect计划的价格为每月10美元/每个用户或每年60美元/每个用户。而Control计划包括Free和Collect 计划中的所有内容，还包括多级审批、费用政策和自定义报告功能，使用Expensify Card订阅Collect计划价格为每月18美元/每个用户或每年108美元/每个用户。

对于个人用户而言，使用Expensify的个人用户和自雇人士能够免费订阅原价为每月4.99美元/每个用户的Track和Submit计划。其中，Track计划的服务包括向朋友汇款、向任何人提交费用、发送发票、跟踪里程等，而Submit计划的服务包括向经理或会计师发送收据、发送发票并收取付款等。但这两项计划每月最多可免费使用25 次 SmartScan服务。

3.1 竞争优势

（1）一键式收据和费用跟踪

Expensify为用户提供一键式收据和费用跟踪服务。用户只需拍下收据的照片，Expensify将利用OCR SmartScan自动读取并转录收据数据，然后将其添加到费用报告中，该报告可以自动提交、审批，甚至在第二天就实现报销。此外，Expensify 与大多数美国银行以及越来越多的国际银行建立联系，以实现自动化对账。

（2）高级策略合规性和多层审批工作流

用户可以使用高级策略合规性和多层审批工作流等设置来配置 Expensify，以满足组织的需求。

在高级策略合规性方面，Expensify能够自动检测重复收款，确保汇率准确，并确认每笔交易的有效性。同时，使用Expensify Card的支付购买过程通过Expensify代理检测系统运行，并基于用户的自定义策略规则来确保合规性，以保护用户的公司免受欺诈。

在多层审批工作流方面，Expensify支持用户创建审批工作流程以适应公司的组织架构，同时还支持用户自定义费用政策规则以标记需要经理审查的费用条目。

（3）与多类应用程序的无缝集成

Expensify与众多支持用户业务的会计、ERP 和旅行软件集成，实现用户各类费用管理的无缝对接。在会计与金融方面，Expensify与QuickBook、Oracle Netsuite、Xero等九款软件集成；在人力资源方面，Expensify与Gusto、Zenefits、Workday、Greenhouse四款软件集成；在实践管理方面，Expensify与Star、IRIS Practice Engine、Wolter Kluwer、Thomson Reuters四款软件集成；在收据集成方面，Expensify与Uber、LYA、Grab、Hotel Tonight等十五款软件集成；在税务方面，Expensify与Global VaTax、TaxBack两款软件集成；在旅行方面，Expensify与KAYAK BUSINESS、EGENCIA、TravelPerk、TripActions等7款软件集成。

3.2 面临挑战

（1）疫情带来的负面影响

在疫情来袭之前，Expensify一直在快速增长。商务旅行是其平台收益的重要推动因素。由疫情引起的经济不稳定、远程工作和旅行限制，对Expensify平台的需求产生了负面影响，因为员工的商旅活动和相关费用减少，向雇主提交的费用报销请求也随之减少了，并且中型企业规模面临缩减或整体倒闭。据公司报道，Expensify平台的付费会员人数在2020 年 3 月 31 日为742,000 人，而到2020 年 6 月 30 日下降为630,000 人，一个季度下降了15%。

（2）量子计算机发展带来的数据安全问题

由于量子计算机有可能破坏支撑所有现代密码学的RSA/DH 算法，从而带来了数据安全问题的挑战。为此，Expensify正在研究并使用最新的基于格的公钥加密来保护员工通信免受量子计算进步的影响。

3.3 同业列比

资料来源：Craft.co

自2008 年成立以来，Expensify彻底改变了收据跟踪与费用管理领域，从费用管理平台逐渐发展成为一体化的金融软件公司。2021年11月在纳斯达克证券交易所的上市，将促进Expensify未来的进一步发展。

在商业模式方面，Expensify表示未来发展的一个关键是“自下而上”的商业模式。通过推出免费的服务，平台希望用户在其公司内部支持其平台，通过口耳相传的方式将其传播给其他员工，并说服决策者在全公司范围内采用 Expensify。

在目标市场方面，Expensify首席执行官David Barrett表示，中小型企业费用管理市场是一个巨大的、高利润的、待深度开发的市场。Expensify创建了单一、强大且易于使用的工具，其独特的“自下而上”的商业模式使其能够在中小企业市场中茁壮成长，竞争最小且利润侵蚀最小，因此在未来Expensify将加强对中小型企业的服务。

在业务推进方面，Expensify计划进一步促进平台商务旅行业务的复苏，并继续投资开发与费用管理互补和相邻的功能。Expensify计划在已有的 Concierge Travel基础上，继续增强其旅游产品，首席执行官David Barrett表示：“随着世界重新开放和我们旅行服务的升级，Expensify 将更好地预订您的航班、管理您的酒店、跟踪您的标签，使您旅行时感到安心。”同时， Expensify也将客户关注点进行扩大，表示“在大多数公司，并不是每个员工产生的费用都通过每月的费用报告提交给公司。随着我们推出一些所有雇主都能使用的附加功能，Expensify有望服务于未提交费用报告的客户员工。”

REVIEW