需要保存那些房产报税记录
懵懂小地主
小地主们一般都是这个模样：房子一个接一个地买，每年到了该报税的时候，便很潇洒而又底气十足地（咱可是有几个破房子的，不要不把咱当根葱）把房子有关的资料全甩给CPA，并发誓再也不想见到这些让人头大的烂玩意儿，然后便又很兴奋地投身到寻找下一个房子的伟大掏粪事业中去了…
过了N年后, 终于卖了个回报不错的房子，心里很是高兴。但不巧的是，原来报税的CPA不知何故忽然没了踪影，于是不得不找了个新的CPA，这个劳什子CPA竟然要买房记录和过去十多年的税表，真是岂有此理！多么遥远的事了，资料早给扔了，咱不是说过再也不理这些烂玩意儿吗？！
两三年前卖了个房子，报税的时候才意识到原来还需要买房记录。买房的资料倒是还在，但却从来没有认真整理归档过，每次买房或贷款签完字后就胡乱扔在文件堆里，因为刚开始时也不知道哪个文件重要，该保存哪个。现在终于知道了，并且意识到不只刚卖掉的这个房子，其它的房子以后卖掉报税时也会存在同样的问题。于是乎，就花了一两天时间，翻箱捯柜，把所有买房和贷款文件给翻了一遍，把最重要的过户文件单独给分出来，并扫描成电子文件存档。其中还发现七八年前买的一个房子的过户文件可能还不是最终版本，就发了个email让过户公司（title company）再给一份最终版本，人家倒是很快就给传过来了一份。其实，出租房买的年份还不算久远，资料尚算热乎，倒是自住房买的有些远古了，并且买的时候是一无所知，只记得签了一大堆文件，但却不知具体是什么。还好，自住房的资料尚在箱子底下，赶紧把重要的过户文件也扫描归档，算是补了很重要的一课！
Period of Limitations
那么，一般报税的资料需要保存多久呢？IRS在 Publication 17 里有个“Period of Limitations”是这样定义的：
The period of limitations is the period of time in which you can amend your return to claim a credit or refund or the IRS can assess additional tax。就是说，在这个期限范围内你可以更改过去的报税记录，IRS也可以重新评估你的税收。换句话说就是过了这个期限IRS就不会再找你麻烦了。
这是IRS对Period of Limitations的具体规定：
具体就是说，如果没有偷税漏税欺诈等行为，一般三年后就可以高枕无忧了。这个期限是指报完税后的时限，比如说2010年的税，一般是2011年4月15前报，加三年期限就是2014年4月15。如果再保守一点，2015年以后，2010年的报税记录基本上就无关紧要了。
出租房记录
房产记录显然不像一般情况下提到的Period of Limitations那么简单，因为前面提到的时限是针对没有关联性的收入和费用，而房产则有很多关联性记录。
我们可以想象一下卖掉一个出租房报税需要哪些资料。
首先，需要卖价和卖房的费用，这个需要卖房记录以及卖房前的维修记录。由于是刚卖掉，就是再邋遢再忘昏的主也不至于这么快就把资料完全扔掉， 所以这些资料应该很容易找到。
其次，需要房子的Adjusted Basis，要知道Adjusted Basis就需要知道初始Basis，以及Basis增加和减少的记录：
初始Basis需要买房记录 Capital Expenses和improvements 会增加房产的Basis，所以像换屋顶、换新空调以及大的改进能影响Basis的，都必须要有记录 房产的折旧、灾难损坏以及保险的索赔等会减少房产的Basis 折旧需要往年的税表。最后，还需要知道房子最后一次贷款的过户费用记录，以便知道过户费用还有多少没有摊销掉，最后可以减去。
关于买房的过户记录， 2015年以后使用的一般是标准“Closing Disclosure”表，2015年之前使用的是HUD-1表格。而卖房的过户记录， 一般由过户公司提供， 没有固定的格式。
所有的记录都需要相应的银行、信用卡以及支票等佐证资料。
自住房记录
由于自住房的一般修理费用（repairs 非improvements）既不能减掉，也不能加到Basis里，所以单从报税来讲，是否保存一般的修理费用无关紧要。
其它需要的报税记录几乎跟出租房一样。
尤其需要注意的是，自住房的改进（improvements）费用会增加Basis，是购房成本的一部分，如果不保存记录的话卖房时就无法减掉这部分费用，就需要多交税了， 所以这部分资料要好好保存。
房产记录保存
为了便于报税，我们一般都会把收入和费用资料按年份来归档，比如现在要报去年2021年的税了，我们一般会在Tax目录下新建一个目录，比如叫“2021”，然后把所有文件都归于之下。
但是，以这种方式保存房产Basis有关的信息，查找起来并不方便，所以最好再平行建立一个以房产名称命名，比如“123 Main Street”的目录，把所有买房、improvements、重新贷款以及卖房等的记录都归于其下，再创建一个Excel文件， 记录下每个影响Basis的事件。
另外，如果房产做过1031 exchange，与之有关联的前面的所有房产的记录也必须要完好保存。
房子卖掉后，前面提到的Period of Limitations就开始生效了，也就是说基本上5年后，以前的记录就无关紧要了。
建宁 2022/2/15
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