观点 /刘润 主笔 / 二蔓 责编 / 莹莹
这是刘润公众号的第1639篇原创文章
她曾经在大厂工作了7年时间。离职之后，她和爱人一起经营着一个园艺电商品牌——塔莎的花园。他们的团队，从2018年才开始全力主打家庭园艺行业。到今天，短短四年时间，就做到了行业领先，有了100多亩的花卉基地，和600多万的花友。创业二字，听上去很过瘾。但创业毕竟是九十九死一生的游戏，不是每一位创业者，都能收获一个好结果。对于创业者来说，曾经的平台的资源、优秀的同事、好用的系统，这些对于创业来说极有价值的东西，都带不走。我带走了我创业的第一笔“启动资金”：思考问题的逻辑、高效工作的习惯、善用工具的意识。可我知道，家庭园艺，本身是一条特别新颖的赛道。尤其，他们还是用兴趣电商的模式来做的。这就意味着，他们没有任何可以借鉴的经验，必须摸着石头过河。以一个全新的身份，在一个全新的领域，尽快带领业务跑起来，谈何容易？天云说：从0到1，都是靠自己摸索出来的。我想给创业者们分享的是，如何善用工具，管理创业公司，把我们从大厂学会的高效的工作习惯和管理理念，通过一款工具，融入到日常的工作和团队管理中。
过去在大厂，有完备的招聘体系。有什么人才需求，直接告诉HR就好了，不需要自己去挖掘人才。更重要的是，大厂还有一个人才库，记录着落选的应聘者。而落选的应聘者，也许只是暂时性的资历不足，也许只是暂时没有合适的岗位。但随着应聘人才的不断增多，人才库也会不断壮大。一旦有一天，应聘者的资历足够了，合适的岗位开放了，又或者是某个岗位急着要招人，就可以回到这份人才库中，有针对性地寻找人才。天云在办公软件方面，选用的是跟她们公司理念相合的企业微信，她用企业微信的在线文档，复制出了一套“人才库”。天云在企业微信上，建立了一个名叫“人力资源盘点”的在线文档。企业微信的在线文档，能够做到多人同时编辑。每一位参与了面试的面试官，都可以把自己对应聘者的评价同步到这份在线文档中。同时，随着应聘人才的不断增多，这份文档也能够不断地更新、成长。但是，有了这样一份人才库，并不意味着业务就能顺风顺水跑下去了。创业团队需要的，往往是多面手。最好是什么都能懂一点。懂点财务，懂点运营，最好还能懂点市场。招不到综合能力100分的多面手，那就招单项能力突出的80分人才，剩下的20分，通过工具给他补齐。这个人，既要了解绿植品种，也要有敏锐的市场嗅觉，判断采购绿植的销量、利润。更重要的是，需要有出色的沟通能力，能和供应商议价谈判。天云说，招有采购资历的人，给他补齐绿植相关的知识。这次要采购哪些绿植？这种绿植，在去年是什么价格？销量如何？销售的旺季是哪几个月？在什么时候买入更合适？有什么要注意的售后问题吗？但是，绿植商品的销量，是动态的，销售的数量直接影响了采购的数量。这份采购指南，每个月都需要补充、更新。于是，天云用企业微信的在线表格，做出了一份“活”的采购指南。有了这样一份采购指南，就算是毫无园艺背景的人，也能对绿植的市场情况有清晰的了解，这就补齐了缺失的园艺知识。有采购资历的“老司机”，一下子就有了跟供应商沟通的底气。更重要的是，企业微信的在线表格，也能做到多人编辑、实时更新，打开就是最新版本。也就是说，知识是可以积累和生长的。你负责采购的绿植，今年是以什么价格购入的，记录下来。我负责采购的绿植，今年是在哪个月买入的，也记录下来。这份在线表格，随着今年采购任务的完成，又能成为来年的数据参照。这就是把经验，沉淀成工具。再用工具，补齐多面手能力。
天云说，在创业的路上，自己这点精力，实在是不够用。创业之前，每天只需要安排好自己的事。每天什么时候做什么事，见什么人，开什么会，都是清晰的。干好自己的活儿就行了，不怎么需要考虑别人。可自己创业之后，还要协调好团队的工作。这么多员工，事无巨细，都要来找天云。时间和精力被分割得太碎，计划好的事根本没空做。有时候，忙忙碌碌了一整天，到了深夜才发现，最重要的事，甚至都还没有开动。如何把时间用得更高效，协调好个人和团队的工作，就成了关键。比如说，周三上午11-12点要参加面试，周四下午2-4点要参加大促方案的讨论。创业公司很扁平，员工也能随时找CEO谈事情，但是有时候员工推门而入、经常打断原来的工作思路，怎么办？企业微信日历，可以让员工时时查看到CEO的“忙”或者“闲”，不需要特地去问。不仅CEO的时间被尊重了，员工也慢慢养成提前做时间规划的好习惯。在公司业务最忙的时候，三个月内有80款产品要上新，还有100场团购、300场直播。天云让团队在企业微信的日程里，建立了多个公共的业务日历。比如说，社群团购日历、社群工作日历、直播日历、人事日历、运营部日历。只要把这些业务日历全部勾选上，就可以清晰地看到每个月公司业务的全局。比如说，9月份计划做几场团购，分别团什么。又会有多少场直播，哪几场是有外部嘉宾的。电商的大促活动是从几号到几号。每一位员工，包括天云自己，都可以通过这个“作战指挥室”，清楚地知道工作重点。新加入的员工，也能迅速地跟上团队步调，不乱节奏。可是，不同的“作战指令”，还要分发到每一个不同的员工手上。这么多的事项和时间，难道要员工们一条一条地写进自己的日历吗？员工们只需要点击“订阅”按钮，就能够自动添加到自己的日历里。一旦出现了时间调整，日历也会自动同步更新，完全不需要担心计划突变的情况。各个部门的员工们“各取所需”，完成订阅。这些日历清晰准确地记录着时间，还会像闹钟一样发出提醒，提醒着团队的每一个人，不要遗漏掉任何一项工作。这样一来，团队的每一位成员，都有了一张和天云一样的“作战指令表”。每位成员的工作，都像天云一样，被一张“作战指令表”梳理得井井有条。每位成员，也都有了一个清晰的忙闲时间段。自从团队有了“作战指挥室”，员工们有了自己的“作战指令表”之后，尽管团队的业务发展得非常快，但还是一直能够保持着敏捷的小团队运作，很少出问题。
天云说，创业团队，要想办法建立起自己独特的核心竞争力。在创业之前，你可能要风得风，要雨得雨。但，这是你的能力吗？不一定的。呼风唤雨的，可能是你背后那家公司给你的预算、人手、资源。你要搭建起自己的核心竞争力，让客户从认可“公司”，变成认可“你”。那，什么是创业团队的核心竞争力？是贴心的服务吗？是实惠的价格吗？天云的团队，会邀请花友们加入企业微信群。在群聊中，大家可以互相交流、分享、治愈，还可以第一时间向工作人员询问花卉养护的问题。风车茉莉可以种在上海吗？南非万寿菊可以泡茶吗？封闭空间里可以种花信风吗？这些问题，都非常专业。可是，塔莎团队的核心成员才刚刚过50人，而花友人数已经超过了600万。这么悬殊的比例，如此大量的问题，工作人员能来得及回答吗？能答得上来吗？因为群聊里，还有一位机器人小助手，24小时待命，为花友答疑解惑。只要花友输入关键词，机器人小助手就可以迅速识别。比如说“乔木绣球”，小助手就可以瞬间回答出一条清晰完整的乔木绣球种植养护信息，体验感特别棒。那羽扇豆呢？珠玉之卵？玛格丽特？总有小助手不知道的花吧？难不成，你还都能答上来？还真能。因为机器人小助手的背后，还有一套“活”的知识库。园艺电商的商品，光是品类就不下200种。要是按品种划分，那得有个上万种。花友问的，都是特别具体的问题，就算是园艺专业的毕业生，也未必能做到面面俱到。比如说，大家耳熟能详的百合。光是百合，就有上百个细分种类。铁炮百合耐热，林荫百合不耐晒。没有人能全部掌握。面对花友的咨询，工作人员经常需要现找资料。所以，即便是对口专业出身的人才，也需要继续补充知识。最直接的办法就是，通过内部培训，让员工迅速地补充到更加全面的知识。可是，一个尚在初创时期的创业团队，哪来的培训部门？让老员工带新员工吗？可每位员工，都有既定的工作计划和工作节奏，都忙。组织专场的培训吗？可这样一来，负责培训的同事，就要停下手上的工作，才能保证不间断的系统培训。天云在刚开始创业的时候，就用企业微信的在线文档，收录和刷新专业知识。前面说，企业微信的在线文档能够做到多人编辑。那么，知识的收录过程就能够做到群策群力。你更了解小木槿，就由你来负责编写。我更熟悉银莲花，就由我来负责补充。同时，在线文档是自动保存的。无论修改了多少次，只要打开，就是最新版本。天云从养护知识里，提炼出花友最常提问的点，组成一套既实用又简易的编写模板，存在在线文档里。这样一来，编写的难度就大大降低了。每一位员工，包括新入职的员工，都可以参与进来。想补充修改，就在线编辑。想及时反馈，就添加评论。想定位信息，就查找关键词。这个在线文档，每天都在被修改、补充、更新。一旦出现一个新品类，立刻补充进去。这样一来，在线文档每天都在成长，每天都比前一天更加丰富。现在，这份在线文档，已经从单个绿植的养护卡片，汇总升级成了一套种植养护档案。这份不断补充更新的在线文档，就放在团队的群公告里，像一份放在手边的知识手册一样，一伸手，就能拿到。出现不懂的问题，再也不需要问东问西，或是到处查找资料了。有了这份档案，机器人小助手就能答上各种各样的问题，团队里的新人也能够通过学习，迅速地成长为专家。前段时间，天云的团队做了一份，关于“花友对塔莎的印象标签”的调研。调研结果出来之后，有这么三个词，排在了Top3的位置。一盆心爱的花，一群志同道合的花友，还有一位24小时在线的机器人小助手。
天云说，即使没有IT部门，创业团队也要有一套系统化的管理体系。创业团队，在初期都会有一个粗放式管理的阶段。简单来说就是，凭印象决定是否晋升，靠口头交代工作内容，用转发分享资料文件。创业之前，有IT部门的支持，有大几百万做出来的系统。对于一个小型的创业团队来说，面试这个活儿，又常常都是创始人自己来干的。面试官的话语权一大，就特别容易出乱子。可是过了一段时间却发现，新员工的工资比老员工要高，员工的工资比经理要高。工资倒挂了。天云参考了大厂的晋升标准考核体系，用企业微信在线文档做了一份契合塔莎的职级说明，全员公示。每个岗位需要具备哪些能力？向上还有多少个职级？每个职级的晋升标准是什么？全力奔跑的创业团队，特别容易出现“劲没往一处使”的状况。杂事多，新人多，业务重点和方向经常会变。一线员工很容易盲目地钻在琐碎的细节之中，忽视了公司全局的目标。有的公司年初制定了目标，然后就放入抽屉里了，到年底翻出来一看，执行跟当时制定的目标差了十万八千里。所以，目标管理的关键，并不在于一个多么厉害的“系统”，而是在于制定好的目标，能“上传下达”，而且能“时时校对”。有了这份用在线文档做成的目标管理文档，确定好公司的1个Objectives 和4个Key Results。每周的周例会上，就可以用这个在线文档，check每个人的工作进度。完成程度如何，差距还有多少，有哪些归因，接下来要做什么具体的行动。确保每个人在执行过程中不会跑偏。也确保每周的进展都了如指掌。想象一下，你想了解一下销售数据，却找不到，可是销售数据直接关系着市场分析。你想拥有充沛的图片素材，却没积累，可是图片素材直接决定着直播和公众号推文的质量。这个时候，你得有多抓狂？一个最简单的做法就是，在同一个地方，不断积累资料，供大家自取自查。可传统的网盘，还需要额外下载app，通过账号密码来登录。这就带来了一个尴尬的问题：做不到多人同时登录。有的公司还设置了专门负责网盘的同事，通过当场查阅的方式来保证安全。太麻烦了。天云先用企业微信通讯录，添加员工。让所有员工，包括外包团队的员工，都在同一个平台上。然后，把需要存储的资料文件，放在微盘上。比如说公司照片、售后表格、工作手册，当然，也包括前面提到的知识库。比如说，供外包员工查阅的文件，设置成可浏览。供内部员工查阅的文件，设置成可编辑。还有一些不能对外开放的机密文件，就设置成保密。不怕离职员工带走机密文件，不怕新员工找不到相关资料，不怕工作交接的麻烦，也没有给外包团队发材料的麻烦。过去，天云就坚持在用企业微信做私域运营。现在，她也把内部办公建在了企业微信上。通过企业微信，天云仅用极低的成本，就复制出了大厂几百万的系统，在塔莎这个小而美的团队，也实现了高效办公。
最后的话
他们用精致高颜的花卉，治愈了无数个忙碌的都市人。他们给每一个生活在钢筋水泥里的人，都提供了一个亲近自然的机会。天云说，塔莎也只是一家平凡的创业公司，正在经历每一家创业公司都有可能经历的问题。当然，在这条路上，我也还在努力。我也还有很多问题没想明白。不要只想着成功——你越想成功，就越容易失败。成功就像幸福一样，可遇不可求。它是一种自然而然的产物，是一个人无意识地投身于某一伟大事业的衍生品，或者是为他人奉献的副产品。幸福总会降临，成功也同样。
花半秒钟就看透事物本质的人，
和花一辈子都看不清的人，
注定是截然不同的命运。
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