新奇。企业微信,还有这样的用法?
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观点 / 刘润 主笔 / 二蔓 责编 / 莹莹
这是刘润公众号的第1615篇原创文章
前段时间,有很多同学向我抱怨。
每当老板把项目交到自己手里,就感觉,推进起来特别困难。每天看着海量的信息在各个群聊里漫天飞舞,参与项目的同事们虽然干劲满满,却不免手忙脚乱。时间一长,就觉得控制感越来越弱,推进效率越来越低。
太闹心了。润总,我该如何是好?
如何与同事,尤其是跨部门的同事,高效地协作,快速地推进项目进程?
这一直是一个困扰公司和负责人的问题。
2002年,我26岁,没日没夜地学习管理,做项目,然后去参加了一门考试。
这门考试叫做,项目管理专业人士资格认证(PMP)。
从当时的时间看,我也许不是中国前100名获得PMP认证的人,但至少也是前1000名吧。如今拥有认证的,可能有几十万人。
这么多年过去,我做了很多新的事情,也有了很多新的理解。
加上最近,我也和企业微信的同学聊到了关于项目管理的话题。
企业微信的同学,给我讲了一个关于知识星球的故事。
聊完之后,就一个感受:新奇。
今天,我试着讲给你听。
知识星球是一款做社群知识分享的App,用户只需要付费加入感兴趣的社群,就能看到大咖“星主”分享的知识干货。到今天,知识星球已经赢得了3700多万的忠实用户。
可你知道,知识星球的团队有多少人吗?
刚过50人。
太牛了。
但这也意味着,这50多个人,几乎每天都要推进着各种各样的,被3700多万用户倒逼出来的项目。
知识星球经常会收到用户在使用App时遇到的问题。比如前段时间,就有一部分用户反映,希望知识星球的视频能够实现倍速播放。
这是一个好建议呀。
知识星球的大客户负责人,赶紧把这条建议转发到各个部门的讨论群里。
结果,也遇上了“项目推进缓慢”的问题。
听到这里,你可能会有一点疑惑。50多人的小团队,应该非常高效才对,怎么会推不动项目呢?
50多人的团队,确实不大。但需要同步的信息,已经足够多了。
谁来牵头,谁来决策?先做哪步,项目进行到哪了?有哪些风险隐患?这些信息分散在各个不同的讨论群里,很难同步起来。
那怎么办?
很多人的第一反应就是,那就拉一个大群呗。有什么事,都在这个大群里说,行不行?
不行。每位同事,都有自己每日常规的工作,有既定的工作计划,有习惯的工作节奏。
这么多人,在同一个大群里讨论。上一句话还在协调哪些同事参与配合,下一句话又开始聊产品需求排期的问题。需要关注的信息很快就被盖过去了。
一旦不小心错过了信息,就只好回到群聊里找。怎么找?顶着“99+”的消息提示,向上找到猴年马月。信息效率,一下子就掉下来了。
信息效率一下降,办公效率就跟着下降。项目自然就推不动了。
最后,外部的用户满怀期待,内部的效率却越来越低。
那怎么办?
难道就这么眼睁睁地看着时间流逝,效率下降吗?
怎么办?那要怎么沟通?难道还有什么更厉害的沟通方式吗?
其实,我们今天所拥有的协同工具的沟通功能,已经足够好了。
比如说,企业微信的在线文档。
听到这里,你可能又会有一点疑惑。在线文档,不是一个用来码字的工具吗?和沟通有什么关系?
是的。在线文档,一直以来都被当成是一种码字工具。所以,我们总是习惯性地把信息码在文档里,再把群聊、私聊当成沟通工具,最终让信息汇总在群聊里。
但其实,我们可以直接把信息汇总在同一个在线文档里。
为什么要汇总在同一个在线文档里?
前面我们说,群聊,很容易带来信息的混乱。而同事们每天都有既定的工作。
东一言西一语,同事们的注意力就会被分散。一旦因为注意力的分散而丧失了紧迫感,同事们就很难集中到项目上来。怎么办?
有一个最简单的方法,就是在同一个地方,向所有人交代清楚项目的“背景”——为什么急着要做这件事?
为什么?
用户的需求,就是最好的“为什么”。用户的难题、用户的反馈、用户的信息,就是最好的“背景”。用户的聊天记录截图,就是最强烈的“紧迫感”。
图文并茂,一次性拉齐注意力。
在这个“用文档来沟通”的机制中,每个部门的同事都能在第一时间达成共识:为什么要做这件事,要做一件什么样的产品,用户是不是真的很关注。
这样一来,同事们就能立刻知道,哪些信息和我有关,我应该领走哪些任务。
这就是把在线文档当作沟通工具来用的好处。
低效的沟通,是群聊不动,文档往群聊里跑。
高效的沟通,是文档不动,信息往文档里跑。
还能这么玩儿?
然后呢?沟通的问题解决了,下一步呢?
各部门领走了各自的任务,分头工作。
分头工作,要不要协同呢?要不要敦促执行呢?当然要。如果你问我,项目推进的过程中,哪种资源是最宝贵的?我会说,
时间,时间,还是时间。
这个问题的反馈,今天就要有。那条信息的审批,明天就要交。
可是,我明明在讨论群里说过,在私聊里说过,甚至当面点对点摇着他的肩膀说过。为什么一扭头,他又忘记了?
其实,不一定是他忘记了,而是“时间感知”出现了偏差。
什么是时间感知的偏差?
你记得,这件事,我上个月就说过了。他认为,这件事,你不是前天才说吗?我觉得,啊?这件事,我才刚知道呢!
你一看日历,距离原定的完成时间还剩下3天。
更麻烦的是,总会有一些同事,是在项目中途加入的。
大家脑海里的那一块手表,就被混在了一起,熬成了一锅粥。
那怎么办?
用在线文档,拉齐时间,校准手表。
有点抽象,我也举个例子。
前段时间,还有一部分用户反映,希望知识星球能够通过直播的方式,帮助用户卖知识干货。
最后的话
花半秒钟就看透事物本质的人,
和花一辈子都看不清的人,
注定是截然不同的命运。
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