管不好时间的人，也管不好自己的人生

内容来源：本文为笔记侠整合稿件，文中部分内容摘编自书籍《工作效率提高法：高效经理人时间管理》，石伟著。

轮值主编 | 智勇 责编&值班编辑 | 润锦

第  7035  篇深度好文：4953 字 | 13 分钟阅读

时间管理大师彼得·德鲁克曾说：时间是一个人最稀缺的资源，但也是世界上最公平的资源，每个人都只有24小时。

那我们该如何分配自己的24小时？效率不一样，时间密度就不一样。

据统计，我们70%的行为都受习惯控制，需要通过养成良好习惯而减少大脑消耗，使大脑自动做出正确行为。

因此，要用最充沛的精力做最重要的事，并将此内化为每天的习惯与生活方式，最终实现我们的目标。

然而，时间并不能被管理，能被管理的，只有你自己。

你如何过一天，你就如何过一生。

1.树立正确的时间观念

某个演讲会上，讲者询问听众：“在座各位，有没有人想要减肥的？”有好多人举手，他又问：“你们到底是想要减肥，还是一定要？”他们说只是想要而已。

这时，他又问：“你们成功了没有？”他们摇头说没有，于是讲者再问：“你们想减肥想了多久了？”他们说想了很久了。

为什么一般人都没有办法，把个人的时间管理做好呢？

大多数的人跟想要减肥的人一样，只是“想要”把时间管理好而已；相反的，一个有强烈欲望、有企图心的人，他可以克服一切困难，面对所有的挑战而不放弃。

在时间管理方面厉害的人，对他自己的时间是非常认真看待的，对他真正想要的事情都是热切地渴望：一定要拥有它。

工作中，一个高效率的人，会把精力集中到少数经过努力就能突出成果的重要领域中去。即，要从事务性工作中摆脱出来，先做最重要的事，要事第一。

① “例外管理”法

举个例子。

如果你是管理者，使用“例外管理”法，你就让下级报告那些违反一般规定和制度的材料，没有任何问题，完全按照计划执行的工作则不必报告，这样一来，自然会大大减少文件和报告的数量。

此时，你也能从日常琐碎的事务中解脱出来，从而将更多的时间和精力从数量繁多的小事，转到为数不多的大事上。

② “对琐事敬而远之”

对琐事敬而远之，并不是“随它去吧”，而是为了使自己有时间处理重要的事情，勇于说“不”！

美国国际机器公司，把经理的任务规定为“下级的助理”：一个经理若把他的主要作用看做是帮助下级开展工作，那他便是一个高效率、能产生最好效益的经理。

因为一个经理毕竟最多只能做一个人的工作，如果他能确保从各方面去帮助下级开展工作，那便可大大提高他的工效，这远比他花大部分时间，集中精力去做具体的事务性工作，会产生更好的效果。

领导者“对琐事敬而远之”，是为了使自己有时间处理重要的事情，普通人也一样，“对琐事敬而远之”，是为了集中力量干重要的事情。

所以，生活中要有胆识作出选择，并勇于说“不”！

3.学会节省时间

① 积零成整

富兰克林曾说：“忽视当前一刹那的人，等于虚掷了他所有的一切。” 如同储蓄一样，时间也可以积零成整。

俗话说：“滴水可以穿石”，这正是时间的加法在起作用。如何把时间积零成整呢？

时间不能储存，不能采取到银行储蓄的办法搞零存整取，其诀窍就是要把工作化整为零。

当某项工作需要占用较多的时间才能完成，而我们的时间有限，难以找到这么多的时间，只要能把这项工作分解为若干部分，化整为零，就可以用这些零星分散的时间去做，积以时日，最终就可以做完。

② 充分利用零碎时间

不少有成就的人，都是善用零星时间的高手，他们把被大多数人毫不在意的点滴时间利用了起来，终于取得可观的收获。

诺贝尔奖金获得者雷曼曾向人们介绍：“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间，即使只有五六分钟，果得正用，也一样可以有很大的成就。”

达尔文就是在锲而不舍地利用点滴时间，他说：“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”

正是这种惜时如金的精神，使得达尔文在28年间完成巨著《物种起源》。

如何利用零碎时间？

a.实行交叉“轮作”

我们的时间好比是一块土地，数量是有限的，它所保有的能力也是有限的，如果连续不断地用于一个方面，效率就会随时间的延长而递减。

在时间运筹中，也和土地利用一样，要采用合理的“轮作”制度，以保持精力，提高时效。

为了提高时效，实行必要的“交叉轮作”就是一个好办法，它可以使我们在活动一定时间后，转换其他内容，从而使肌体和大脑的某一部分得到休息，由另一部分来继续工作。

b.提高“复种指数”

复种指数原意是指在一定的耕地面积上，一年内种了几茬农作物，是表示耕地利用程度的指标。

时间利用中的“间作”和“套种”，就是在相同时间内，以一件事为主，附带也把别的事办了。

譬如，有的人在早上锻炼时带上了半导体收音机，附带收听了新闻广播；在饭后散布时与人谈心；在等电话时阅办文件，在读书时随手作摘记或写眉批等。

“充分利用空白时间”的潜力更大，因为我们在办事过程中，往往会因各种原因而出现等待，在生产过程中通常称中断或停工，在日常生活中大量碰到的是排队现象，诸如此类的空白时间，正是我们挖掘时间潜力的所在。

一个专业管理者，也必须学会用“最低整批时间”去集中解决某事。

管理者若同时着手处理诸多问题，其结果只能是对每一件事，都无法获得足够的“最低整批时间”。这样只要某一事受阻，其他事也跟着受阻。

原则一：

把该办理的事情，依重要性加以排列。这件工作你可以在周末、前一天晚上就安排妥当。

俗话说：“预则立，不预则废。”凡事要把握先机。

原则二：

每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作。这样，你非但立下好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前，好好计划一下。

原则三：

开始做一件工作前，应先准备好，把所有需要的资料、报告放在桌上。这样将免得你为寻找遗忘的东西而浪费时间。

原则四：

利用电话、电报、信件和像口述机一类的装备。这样可以节省时间。

原则五：

购买各种书籍、手册，尽可能吸收及准备知识。这样可增进你处事能力，减少时间浪费。

原则六：

养成将构想、概念、凭据及资料，存放在档案里的习惯。

在会议、讨论或重要谈话之后，立即记录下来，这样，虽事过境迁，但仍会记忆犹新，因为没有比忘记备忘录更难的事了。

原则八：

训练速读。

想想看，如果你的阅读速度增快2－3倍，那么行事效率该有多高？这并不难做到，书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。

原则九：

让闲聊不再占用你的工作时间。让那些上班时间找你东拉西扯的人知道，你很愿意和他们谈天，但却应在下班以后。

原则十：

利用空闲时间。

空闲时间应被用来处理例行工作的，假如那位访问者失约了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以顺手找些工作来做。

原则十一：

充分发挥你手提箱的功用。把文件有条不紊的排好，知道哪些东西在哪个位置上，这样便可避免费事去找东西，更不会再有与人洽谈时，翻箱倒柜的事。

原则十二：

管制你的电话。电话虽然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，那这工具岂非像一个被埋没掉的天才？

还有，在拿起电话前，先准备好每件要用的东西，如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。

原则十四：

该做的事都放在桌上。以免遗漏。

原则十五：

晚上看报。

除了业务上的需要外，尽可能在晚上看报，而将一日之计的宝贵光阴用在读信、看文件或思考业务状况上，这样将可使你每天工作更加顺利。

原则十六：

开会时间最好选择在午餐或下班以前。这样你将会发现这段时间，每个人都会很快地做成决定。

原则十七：

当你遇到一个健谈的人来访，最好站着接待他。

奇怪吗？这样他就会打开窗子说亮话，很快就道出来意了。

原则十八：

将相关的工作列在一起。

举例说，你应口述数小时，或该与属下连串的讨论，如此会使你较有概念。

原则十九：

休息片刻。

来杯咖啡、茶、冷饮，甚至只要在窗前伸个懒腰，就足够使你精神抖擞了。

原则二十：

沉思。每天花片刻时间思索一下你的工作，可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感，受益匪浅。

海伦·凯勒在她的自传中写道：

“当我开始为不幸的盲人开展福利活动时，我不知道该选择什么样的人担任这项工作的骨干。我想起有人说过‘当你想托某某人办事时，你与其找个大闲人，不如找个大忙人，忙人反而干得快。’于是我决定放弃原来要找一个有闲工夫的人的打算，决定去找一个大忙人，请他担任活动的骨干。”

海伦·凯勒的话启示我们，时间的多少，不但与工作忙闲有关，而且与时间管理者的指导思想有关。

要学会管理时间，就需要培养一种崭新的思维方式：

1.人既受时间支配，又是时间的主人

当我们总结研究时间管理的经验时，会发现一系列的“悖论”，也可称之为“时间管理工作的两难处境”：人既受时间支配，又是时间的主人。

所以，在时间管理上，把思维珠子置于“绝对不能”和“绝对能”之间，才能明智、灵活、清醒地对待和运用时间管理中的一些原则和方法。

2.整体性思维

时间管理系统和其他人造系统一样，存在着整体性的客观要求。

因此，要管理好时间管理系统，就其主要工作来说，就是要进行“五事”、“一运用”。

五事，即《孙子兵法》上指出的五件事：

一曰道——就是掌握科学的时间管理理论和艺术。

二曰天——就是要认清时代和牢牢抓住时机。

三曰地——认清周围的环境，避免时间管理上的陷阱。

四曰将——就是时间管理者应具备崇高的信念、卓越的能力、熟练的技能、顽强的毅力、高尚的道德和健康的身体。

五曰法——就是时间管理的方法和原则，要使时间管理方法科学化、习惯化。

在军事学的角度看这5点就是：

战略观念——就是从长期的、全局的观点出发，去进行时间管理，要有战略目标。

战役观念——就是从近期的、全局的观点出发，去进行时间管理。要根据战略目标，进行短期安排。

战斗观念——就是制定完成一件事、一项工作的时间计划安排。

战术观念——就是抓住那些虽然只有20%，但在总成效中却占80%的比例的“关键少数”，并集中全部时间完成，实行“时间聚焦”。

策略观念——就是针对客观现实，灵活地、有弹性地管理时间，做到以变应变，或以不变应万变，来保证战略目标的实现。

以战略指导战役和战斗的进行，以战役和战斗来保证战略的实现。但无论是战略、战役或战斗，都必须运用战术，才能有效地实现。

所以，与其说是运用军事学的基本观念看时间管理，不如说是用就是运用军事学的战略、战役、战斗、战术、策略这个整体性思维，来对时间进行有效地管理。

我们要管理好自己的时间，本质上是要先改变时间管理的底层思维方法。

在《论人类不平等的起源与基础》一书中，卢梭指出：

自然界中很少有不平等的现象，但当今流行的不平等现象是人类在求生存和进步的过程中，人为的逐渐衍生形成的。

人与人之间存在的不平等现象是必然，包括财富、知识、健康、相貌等，这是无法避免的事实，唯有时间是平等的。

时间是无法被“管理”的，我们能做的是“投资”时间。

莎士比亚曾写过：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”你把时间投资在哪里，它就在哪里产生效益。

懂得时间管理，就懂得了如何投资自己的人生。

3.笔记侠：如果你觉得很累，看看这篇文章；

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