都说自律者得自由，那么如何能做到自律？管理学大师史蒂芬·柯维在其著作《高效能人士的七个习惯》中，有许多相关论述。分享一篇由正和岛从这本书中摘编而来的文章，希望对大家有所启发。
现在请准备好纸和笔，用几分钟的时间简要回答下面两个问题：1、在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底使你的个人生活得到改观，但是你一直没有去做？2、在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底使你的工作局面得到改观，但是你一直没有去做？首先，牢记管理与领导迥然不同。从本质上说，领导是一种高效率的右脑型活动，常被人们称为一门艺术，其基础是一种哲学理念。如果你需要解决一些个人领导方面的问题，通常都要先自问一些人生最本质的问题。一旦确定了人生方向，你就应该对自己进行有效的管理，让生活与设想一致。相对于自我领导来说，有效的自我管理所涉及的大都是左脑所擅长的能力：分解、分析、排序等。关于提高个人效能的方法，我总结出一句话：左脑进行管理，右脑进行领导。领导者首先要决定的，就是哪些事情是重要的；而作为管理者，就是要将这些重要的事务优先安排。从这个意义上说，自我管理的实质就是自律和条理，是对计划的实施。《成功的普遍共性》一文的作者格雷（E.M.Gray）一直致力于研究所有成功人士身上普遍存在的共性。他发现成功的因素并非辛勤的工作、不凡的运气和良好的人际关系，虽然这些因素对于一个人的成功有举足轻重的影响，但是都比不了另一个更重要的因素，那就是「要事第一」。格雷说：「成功者能为失败者所不能为，纵使并非心甘情愿，但为了理想和目标，仍可以凭毅力克服心理障碍。能够在特定时刻始终坚持自己的价值观，不屈服于一时的冲动和欲望。」
触及人生管理与时间管理的问题，我多年的心得是：如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓。这张表告诉我们，紧急意味着必须立即处理，比如电话响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般来说，接电话总要优先于私人工作。紧急之事通常显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。在时间管理矩阵中，第一象限事务既紧急又重要，需要立即处理，通常被称为「危机」或「问题」。有人觉得，这类事务会消耗大部分的时间和精力，他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。还有一些人将大部分时间花在紧急但不重要的第三象限事务上，殊不知紧急之事只是别人的要事，对别人重要，对自己就不一定了。时间很珍贵，而且每个人身上都会有心理学称之为「隧道效应」的问题，只能把精力集中在需要立即见效的任务上，而且往往是低价值任务。高效能人士总是避免陷入第三和第四象限，因为无论是否紧急，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二象限事务来减少第一象限事务的数量。第二象限事务包括建立人际关系、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。
有了时间管理矩阵，现在花几分钟回顾一下开头的问题。请查看自己的答案属于以上哪一象限事务。依我推测，答案多半是第二象限。因为重要，才会使生活大为改观，却因为不够紧急，所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行，效能便会大为增进。我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题，他们一致认为，与承租购物中心的各商店老板建立良好关系，最有助于业绩进展。这属于第二象限事务。但经过调查发现，他们只有不到5%的时间用在这方面。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽，也不外乎收账、讨论分摊广告费等令对方不快的事。至于承租业主，则各有一本难念的经，他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题，而不是制造问题。于是购物中心方面决定改弦更张，在理清经营目标与当务之急后，就以1/3的时间，改进与各商店的关系。施行了1年半左右，不但业绩提高4倍多，经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问，不再是监督者或警察。因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇，抑或企业负责人，只要能确定自己的第二象限事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。这在时间管理领域称为「帕雷托原则」（Pareto Principle）——以20%的活动取得80%的成果。
让第二象限事务成为生活中心的有效工具，必须满足以下五个重要标准：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应该和谐一致。管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人认为某方面的成功可以补偿其他方面的遗憾，但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失？虽然我的工作主要是教授高效率的原则性问题，一般不讲授具体的实施计划，但我认为，如果能够以原则为基础，以第二象限事务为生活中心，对一个星期内的事务进行具体安排，将有助于更好地理解时间管理的巨大潜能。如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以先写下自己在家庭中的角色：丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿等等。然后再写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情。第二步，思考下一周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事。如果你给自己定的要事之一是通过锻炼增强体质，那么就可以安排一周三到四天，每天锻炼一小时，当然也可以每天锻炼，以确保达到既定目标。有些目标可能必须在工作时间完成，有些要等到孩子们都在家的周末才能实现。现在你知道我为什么说周计划比日计划好了吧？个人管理的重点在人，不在事。行事固然要讲求效率，但以原则为中心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率，迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作，并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。
授权是提高效率或效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。其实把责任分配给其他员工，你才有余力从事更高层次的活动。假定事必躬亲者花1小时可产生1单位的成果，那么管理者经由有效的授权，每投入1小时便可产生10倍、50倍，甚至100倍的成果，其中诀窍不过是将杠杆支点向右移而已。
授权基本上可以划分成两种类型：指令型授权和责任型授权。指令型授权是让别人「去做这个，去做那个，做完告诉我」，对每一步进行详细的指导。有不少人一直就是这么做的。可是这样做事情的实际效果如何呢？如果事无巨细全部都要一个人来做的话，世界上又有多少人能够做得到呢？有一种方法比这好得多，也更加有效。这种方法的理论基础就是充分认可他人的自我意识、想象力、良知以及独立意志。责任型授权的关注重点是最终的结果。它给人们自由，允许自己选择做事的具体方法，并为最终的结果负责。起初这种授权方式费时又费力，但却十分值得。通过责任型授权，可将杠杆的支点向右移动，提高杠杆的作用。这种授权类型要求双方就以下五个方面达成清晰、坦诚的共识，并做出承诺。1、预期成果。双方都要明确并理解最终的结果。要以「结果」，而并不是以「方法」为中心。要投入时间，耐心、详细地描述最终的结果，明确具体的日程安排。2、指导方针。确认适用的评估标准，避免成为指令型授权，但是一定要有明确的限制性规定。不加约束的放任，最终结果只能是扼杀人们的能动性，让人们回到初级的指令型要求上：「告诉我你想要我做什么，我照做就是了。」事先告知对方可能出现的难题与障碍，避免无谓的摸索，但不要告诉做什么。要让他们自己为最后的结果负责，明确指导方针，放手让他们去做。3、可用资源。告知可使用的人力、财物、技术和组织资源以取得预期的成果。4、责任归属。制定业绩标准，并用这些标准来评估他们的成果。制定具体的时间表，说明何时提交业绩报告，何时进行评估。5、明确奖惩。明确告知评估后结果——好的和不好的——包括财物奖励、精神奖励、职务调整等等。信任是促使人进步的最大动力，因为信任能够让人们表现出自己最好的一面。但这需要时间和耐心，而且还有可能需要对人员进行必要的培训，让他们拥有符合这种信任水平的能力。我坚信，只要方法得当，这种责任型授权绝对能够让双方都受益，并且最终能够使善于分配工作的人用很少的时间做成很多事情。
有效的自我管理以及通过授权对他人进行有效的管理，关键并不是技巧、工具或其他外在因素，这种有效管理的中心是内在的，是以第二象限事务为中心的思维方式，让你能从重要性而不是紧迫性来观察一切事务。顺从别人的意愿，完成他人眼中的要务，或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动，岂不轻松愉快？至于执行自己依理性原则设计出的程序，则或多或少考验自制力，此时就得靠诚心正意的修养功夫，坚定意志。如果能够建立以第二象限事务为中心的思维方式，就能提高安排生活的能力，能够真正做到要事为先，言出必行。从此，就可以有效管理自己的生活，不必再求助于其他任何人或任何事情。如果你能够将这些习惯运用于日常实践中的话，我们的生活将会发生翻天覆地的变化。
主编｜王滔 编审｜陈润江 顾问｜王淑琪
合作联系｜邮箱 [email protected]
