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管理者,先管好自己的时间吧。

管理者,先管好自己的时间吧。

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观 点 / 王法   主 笔 / 婧娴 


总觉得时间不够用,总觉得有人把自己的时间偷走了,问题到底出在哪里?
最近进化岛社群组织了彼得·德鲁克《卓有成效的管理者》共读,这是去年刘润老师的年度推荐书目之一,是一本管理者需要常常翻阅的字典辞海。
在共读时,我们发现大家讨论最多、最有共鸣的,就是这本书开篇探讨的话题,时间管理。
自己一天忙到晚,但每次都收获甚微。
时间都去哪了?
进化岛上打卡时,大家都在反思,都在疑惑,都在互相监督,试着改变,但是有什么可以拿来就用的好方法吗?
上周末,我们邀请了美国管理协会资深讲师王法老师,做客进化岛的【嘉宾闭门分享】线上活动,为大家带来了一套好理解、又好用的时间管理理论和方法。
今天我们把它分享给你,希望能帮你解答时间难题。
(本文精选自进化岛社群嘉宾闭门分享)




效率不等于效果

企业不可缺少的是效能,而非效率。
在管理上有两个词经常被混淆,它们分别是效率和效果。
效率是,快。
效果是,好。
快不一定带来好。
比如,要打扫一个房间。
你花了30分钟就完成了,但犄角旮旯里的灰尘都还留着,窗户上的水渍混合着灰尘,变成了一幅油画。
显然这样是不合格的,必须重做。
于是,又得再花1整天,重新细致打扫一遍。
这就是典型的本末倒置。
我们要的是干净的屋子,而不是更快地打扫完,除非还能做到又快又好。
管理,也是一样。
管理要的是效果。
效果,绝不仅仅靠效率就能办到,因为高效率不一定等于有结果。
很多时候,我们都会陷入一味求快的自我满足陷阱里,以为自己效率提高了,就皆大欢喜了。
但是就像在悬崖边开车,如果方向选错,头冲外,只能说速度越快,坠崖也越快。
方向不对,结果也必然适得其反。
而效果的取得,需要准确的方向、适当的指引、清晰的目标。
如何更好地取得效果?
关键在于明确自己的目标。
问问自己,你要追求的到底是什么?
比如,今年要推进60个项目,你到底是希望研发效率提高10倍,还是希望做出一些精品项目,更好地实现产品的变现?
想清楚目标,是第一步。
接下来,才是任务分工的思考、流程标准化的改进、和时间的精细管理。




谁都不是天生的高效管理者

不要以为卓有成效高不可攀,卓有成效是可以学会的。
时间,是伴随着管理而诞生的。
为什么这么说?
在工业革命,工厂出现之前,人们的时间判断标准就是,日出而作、日落而息。
没有工作日和周末的区别,没有工作时间的计算,也没有项目的规划。
直到工厂出现。
为了统一大家的进度,提高生产效率,才开始以小时计算大家每天的工作时间。
后来到20世纪初,泰勒通过他在工厂车间的观察和总结,提出了进一步提效的“科学管理方法”。
管理,如何科学进行?
泰勒想到了四点。
第一,研究不同工种的业务,制定统一的制作流程、成品和耗时标准。有了标准,才有评判的依据。
第二,能者多得。用差异化的薪酬,不断激励工人。
第三,分工明确、各司其职。理清混乱,才有可能提效。
第四,当体系形成,规定管理者只处理突发情况。管住管理者的手,把时间解放出来做更紧要的事情。
自此,工厂中的时间不仅仅有了精细的颗粒度计量,还有了精确的评判标准。
这套理论受到了福特、丰田工厂的学习和沿用,成为了当时高效的代名词。
但是,企业不能仅仅依靠机械化的流水线生产。
标准化,固然好用,但并不适用于所有的行业。
大棒加萝卜的管理方式,固然直接,但并不适用于所有的工作种类。
尤其是到了今天,越来越多的人离开体力工作,成为了德鲁克笔下的“知识工作者“。
他们的时间,可能不再是5*8小时的坐班制;
他们的效率来源,可能不再是流水线下的标准流程;
对知识工作者的管理,更加需要自主和授权。
这时候,该如何为管理提效?
王法老师举了一个手掌和手指的例子。
一个团队,就好比是一只手。
而手指,就是团队成员。
手掌,是管理者。
手掌指挥手指,但同时手掌本身又无法操作,就连最简单的拿起一支桌子上的笔,可能都做不到。
必须通过指挥手指来完成。
管理一个团队,也是同样的道理。
对于管理者来说,最奢侈的就是时间。
怎么合理利用它?
王法老师讲到,
一个人的工作理念,决定了他的时间管理。
对于管理者来说,他要达成的效果是指挥一个团队,共同完成的某项目标。
而不是他自己。
一个团队,有太多的突发事情,如果管理者不愿授权,凡事亲力亲为,那就只能疲于奔命。
白白浪费本就稀缺的时间。




时间管理等于事件管理

有所成就的人,都从最重要的事情做起。而且,一次只做一件事情。
“时间管理,其实是事件管理。”
王法老师敲重点讲道。
每个人都平等地拥有24小时,有的人满满当当地塞了一堆无足轻重的事情,但是一天下来好像自己没啥收获。
有的人却巧妙的平衡了家庭、生活和工作,简直拉仇恨。
差别就在于,你对每天要完成任务的甄选。
那么,具体应该如何管理“事件”?
你一定都听过,
史蒂芬·科维提出的,时间矩阵。
把任务按照紧急-重要性两个维度进行划分,分成了四个象限,分别是:
第一象限:紧急且重要。
通常是需要立即处理的紧急事项,对于你的工作目标和职责非常关键。
比如,处理突发客户问题、团队成员的紧急需求。
第二象限:重要但不紧急。
通常是与你的工作目标和长期成功密切相关的事项,但并不需要立即处理。
它们需要你主动安排时间来处理,否则一拖再拖,可能就变成了紧急且重要。
比如,制定销售战略、培训团队成员、拓展新客户等。
第三象限:紧急但不重要。
往往是其他人的紧急需求,但与你的工作目标关联度较低。
它们可能会分散你的注意力并降低你的工作效率。
比如,回应一些次要的电子邮件、参加无效的会议等。
第四象限:不紧急且不重要。
这是单纯的浪费时间。
它们不会对你的工作目标产生任何积极影响,要尽量避免。
比如,社交媒体浏览、长时间的聊天等。
道理我都懂,第一象限的事情要赶快完成,优先做第二象限的事情,尽可能不碰第三和第四象限。
逻辑很清晰。
但是,到了工作场景中,当我要实际判断的时候,又犯难了。
到底哪些才是重要的事情?
王法老师分享了4个判断标准。
第一,投资回报率高的事情。
比如,花半天的时间研究一个新的工具,但可以为日后的工作提高3倍的效率。
这就是重要的。
第二,与自己的角色高度关联,且无法授权的事情。
比如,对于管理者来说,完成和新人的面谈和辅导,是符合他角色同时无法交给别人来做的,重要的事情。
第三,属于预防性、计划性的事情。
比如,日本很多企业会制定自己的防灾管理手册,BCP。
作为地震多发的地区,这本手册就是用来未雨绸缪的。
它会梳理不同灾害发生后可能的情况、价值链中最需要保护的事情、备用办公和采购方案等等,帮助企业应对各类严重的突发事件。
第四,属于点滴的积累,并会对自己的成长和日后的职业发展起到长期正向影响的事情。
比如,每天的读书打卡、练习英语口语,这些积少成多的事情,虽然短期来看可能变化不大,但是从长远影响上来说,一定会内化出自己独一无二的智慧。
四个标准,锁定重要的事情。
把本就稀缺的时间,锁定在效益最高的地方。




学会say no

“授权”这个词通常被人误解了,甚至是被人曲解了,这个词的意义应该是把可由别人做的事情交付给别人,这样才能做真正应由自己做的事。
这才是有效性的一大改进。
可是,你会说,职场上很多琐事,不是自己真的想做,只是身不由己。
怎么办?
怎么把这些无奈的烫手山芋扔出去?
王法老师给的方法是,
学会决绝而充满善意地say no。
决绝和充满善意怎么可能兼得?
当然可以。
因为从底层来看,对方来找你帮忙的动机大概率是他有一个棘手的麻烦,急需解决。
而找你可能是,他认为自己能想到的最好方法。
但是,你因为自己的时间安排、能力有限等等种种原因,觉得找你其实未必合适。
这个时候,你必须和对方说实话。
大方暴露自己的不足,坦诚说实话,就是对对方最大的诚意。
但是,就像日本管理学家大前研一说的,
21世纪感受比知识更重要。
直接拒绝,会有点伤害对方感受。
怎么办?
拒绝的时候,再推荐他一个更好的解决方法。
比如,小李想让你帮忙做一个PPT,周一汇报需要急用。
但是,你也排不开时间,况且这件事情和你关联也不大,不太乐意做。
但是直接说吧,伤感情。
不妨给他推荐一些你常用找ppt模板的平台,或者让他试试设计器辅助。
真诚地推荐目前你已知的方法给他。
这样,一来可以节省我们有限的时间,不被琐事缠身;
二来还可以为对方的棘手问题找一个思路。
看似是拒绝,其实是实现两方的共赢。
别再说工作中的那些琐事是受人所托、是身不由己。
很多时候是是因为你没掌握有效的沟通方法。




从管理到治理,事半功倍

有效的CEO应该抓大放小。
一个有效的CEO从不进行微观管理。
管理者,要想捆住自己的手脚,解放自己的时间,还得学会“目中无人“。
怎么理解?
就是把眼中的一个个具体的人,抽象成组织、抽象成结构,这样才能找到系统性的解决方法。
小张总写错表格里的数字。
你是选择一遍遍教他、帮他改正?
还是分别设置一个奖惩和校对机制,用明确的赏罚和及时反馈的二次检查,保证结果的准确性呢?
小王虽然工作能力强,喜欢尝试新事物,但是现在手头做的却是一份重复性很高的工作,有点倦怠。
你是选择和他一对一谈话,希望提高他的积极性?
还是设计一个轮岗制度,对本岗位业绩优秀的员工开放,鼓励大家的创新和探索呢?
不论是对小张还是小王,前者的做法就是管理,它固然重要,但低效,且治标不治本。
因为管理者面对的是错综复杂的人心,逐一对谈固然可行,但期待以真心换真心,恐怕收效甚微。
更何况,这会消耗管理者大量的心力和时间。
在一个小团队,这样尚且可行。
但如果要管理一个大部门、一家公司,一定要学会后者的做法,即,治理。
治理就是,设计一个分钱的方法;
设计一个激励的机制;
设计一个文章写完发布前的二次交叉校对规则;
设计一个食堂餐食投票淘汰制度等等。
治理,是研究制度的设计、研究组织的结构,用机制让组织实现良性运转。
治理,是抽离每一个具象的人,变为关注组织和系统。
你的眼里看到的不再是人,而是一个个责权利匹配的职位。
它需要你对组织深刻的理解和清晰的思路,如果你的思路是昏昏,就不要奢望组织的制度是昭昭。
治理,是门学问。
是卓越的管理者一定要掌握的学问。



最后的话

管理者,先从做好自己的时间管理开始。
而且你知道吗?
管理者还有一种时间的浪费,叫做浪费别人的时间。
什么意思?
比如,一场又一场从早开到晚的会。
就是一件可能是管理者工作能提效,但是浪费了团队大量时间的事情。
就像德鲁克说的,
有效的管理者应当懂得诚恳地问自己的团队:
我做的哪些事情,对你的有效性没有贡献,是浪费你时间的?
别再自我感动式的沉浸在每一次看似兢兢业业的会议、沟通里。
用对时间管理的方法,找系统的解,才能真正解放自己的时间,解放团队的时间。
祝你,拥有时间自由。
感谢王法老师的分享。


推荐阅读:
公司最大的内耗,就是养了一批伪高管


时代平等对待每一个人。但有的人看到机会,有的人满眼挣扎,有的人等待红利,有的人埋头耕耘。

瞄准机会的人,已经踏浪前行,但也时有颠簸。彷徨的人还在起点张望。投机的人,起起伏伏无根无萍。耕耘的人,如果逆势,自然移不走巨山。

正确的路,不怕难走,不怕遥远。只怕你找寻无果,原地打转。

如今商业环境瞬息万变,如何看清时代逻辑,必须不断提升自己的商业认知,不断进化。

所以,我建立了一个社群,取名“进化岛”。

岛上,你可以阅读和分享独到的商业观点;与嘉宾积极互动,互相学习。

有时候你的顿悟,可能只是别人的基本功,而你的只言片语,也许能让别人醍醐灌顶。

点击下方图片,我们岛上见。

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