成为采购经理人眼中的优质供应商

近期疫情反复之下，国内工厂面临大规模停工停产，零部件跨省市运输和出口流通困难，不少企业出现供应链断裂、零部件断供等问题，促使当下很多买家开始重新评估现有供应商，同时寻找一些潜在优质供应商。

在此情势下，对于寻求业务发展的工厂，现在是开拓客户的好机会。那么，供应商如何了解采购的所思所想，找到业务突破口？如何在众多供应商中脱颖而出，获得采购青睐？ 

顾卫东（Randy Gu），跨国企业资深采购经理人、英国管理协会认证培训师，具有20多年世界500强跨国企业工作经验，历任产品开发、供应商质量管理、资源开发、外包管理、战略成本经理、战略采购经理等职务，曾就职于孩之宝、摩托罗拉、柯达、飞利浦等企业。他将从供应商与采购沟通必须了解的4个关键问题出发，从多个角度讲解采购经理人眼中的优质供应商是什么样的。

RFQ是采购对供应商的第一印象，它极其重要，采供双方能否持续走下去，维持良好的合作关系，完全取决于第一印象。在RFQ过程中，供应商需要掌握采购背后真正的需求。

如果采购发出很多需求，只是用来比较供应商的价格是否合理，针对这类RFQ，该如何处理？你会认为这不是正式需求，就不需要认真对待，随便报个价格就可以了？如果真的这样做，那你就错过了继续下去的机会。无论采购的需求是否真实，供应商都需要时刻向采购展现自身专业性，让采购看到报价后第一时间对你产生兴趣。

在RFQ过程中，采购对供应商的能力判断很大程度上取决于提供的信息是否专业，再决定后续是否要与供应商进一步沟通。不同的采购需求，关注点不一样。如果只是比价，采购会比较关注价格，并不太注重背后的细节；如果是正式需求，比如现有供应商出现一些问题，需要找到新的供应商替代，这个时候成本不是考虑的第一因素，采购更加关注的是原有供应商出现的问题新供应商是否能够解决，如果能够解决，那么在你的RFQ中是否足够体现了这一点。如果牢牢抓住了这一点，你就能成功吸引采购做进一步沟通。

了解RFQ项目背后的业务需求非常重要，供应商不妨在报价前提前打个电话或发个邮件，向采购收集相关资料，帮助判断RFQ背后的需求，让自己的报价更具针对性。比如，采购为什么要替换供应商，是他正计划替换现有的供应商，还是这家公司正在研发新品，原有的供应商跟不上步伐，抑或是做风险把控？是当下的需求，还是在为未来准备？这些都是供应商可以通过提前沟通了解到的信息。

RFQ好比一个人找工作时的简历，好的简历不应千篇一律，而应针对不同的公司做定制化处理。RFQ的定制化体现为呈现采购想要知道的信息，这样成功的概率会更高。通过RFQ，供应商可以获得审厂机会，这是非常重要的敲门砖。

顾卫东认为，采供双方通过密切交流加强认识，是提高双方信任度的前提，但沟通也需要技巧。对于供应商而言，提问的初衷是帮助自己更精准地报价，更应聚焦产品项目本身：采购项目是新项目还是老项目？目前零部件有没有其他供应商正在供货？该项目的需求量有多大？这个产品主要针对什么市场？什么时候可以投产，什么时候可以量产？不同的市场，要求不一样，产品出口与内销的要求就有差异，供应商可以在报价中针对性体现自身的优势。

如果因为疫情影响，采购急需寻找新供应商，这时会更加关注未来供应链的风险。如果这家供应商在不同地区都设有工厂，那么风险相对就会较小，供应商完全可以强调工厂的布局，这正是疫情下的优势所在。

第一，传统的报价要素不可或缺

传统的报价元素主要包括价格、采购周期、最小订单量、交付等，如果采购多次询问报价单里未有的信息，几次以后就会对该供应商失去信心，因此，一次性给到所需信息能够大大提高双方效率。

第二，报价需要更加精细化

有些时候采购的某些需求是比较模糊的，需要供应商做一个假设。比如，原材料价格波动很大，难以控制成本，供应商可以在报价单中注明当前是基于多少原材料的价格报价的，价格会随着原材料的波幅随之变动。

又如，针对品质要求，特别是在第一次合作时，供应商最好注明关键品质要求，基于什么品质进行报价，这样一方面保护了供应商的权益，另一方面也避免未来产生不必要的争执。如果没有解释清楚，容易导致双方误解，降低彼此信任度。

第三，报价要足够体现专业性

当供应商拿到图纸后，发现按照工厂目前的设备和工艺无法满足采购的需求，怎么办？是选择放弃，还是选择一个新的设计方案？多数情况下，采购方的设计员都是按照最安全、最保险的标准设计规格，要求会比实际需求更高。因此，很多时候采购不一定要求供应商100%达到图纸需求，采购也希望供应商基于专业知识给到一些可靠的产品优化建议，并通过优化设计把标准降低，这样既符合供应商的加工条件，又能降低采购成本，达成双赢。

俗话说，因地制宜，因时制宜，因人制宜。

对于不同的行业，不同的企业，审厂的侧重点不一样。比如，汽车行业对于品控的要求比其他行业更高；不同的公司有不同的偏好，有的可能更关注有没有向同行业供货的经验，优先考虑有合作经验的供应商合作。

不同的时间段，采购审厂的侧重点也会不一样。顾卫东回忆，2021年因原材料紧缺，成本上涨，为了保证供应和价格的稳定性，公司需要开发新供应商。他们的关注度更多聚焦在供应商对原材料的掌控程度上：是否在原材料方面有自己的产业链，与原材料供应商是否存在良好的可持续合作关系等。在审厂过程中，如果供应商能够展现出这些方面的优势，机会就更大，而不是一味地强调价格优势。在原材料紧缺的形势下，保证供应是第一优先级，成本因素位列其次。

需要注意的是，在审厂过程中，最好有专项人员回答采购的问题，因为每个人所处的职能位置不同，关注点也略有不同，这样有利于双方团队后续沟通。

对于采购而言，与他关系最密切的就是考核指标。如果供应商能够了解采购人员的KPI，并帮助其完成KPI，那么采供双方的关系会更上一层楼。

了解采购的KPI

一般而言，采购的考核指标包括降本、品质、交付。采购的KPI随着环境的变化而变化，不同的采购人员、不同的时期、不同的公司，考核的侧重点不一样。供应商要感知到不同时期采购KPI的侧重点，想办法配合，一旦助力成功，后期能获得的支持也不一样。

供应商应该以什么方式帮助采购完成KPI？

供应商不是不能向采购提出要求，只要要求合理且能够切实解决问题，就可以大胆提出来。

顾卫东提到，2021年由于供货比较紧缺，有一家供应商表示可以保证供应，但是需要采购方满足两个要求：第一，供应商需要提前购买大量原材料，希望采购方的付款周期能够缩短，提供一些预付款；第二，希望采购方锁定用量，以长期合作为目的，而不是这批订单完成后合作关系就终止了。经过内部评估，顾卫东认为风险并不是很大，付款周期也可以申请，便同意了这家供应商的要求。对于采购来说，只付出了很小的成本，就保证了产品的供应，是一件双赢的事。任何时候，采购都希望与供应商保持双赢关系，双方能达成各自目标且方向一致，彼此感觉良好，合作关系才能长远、健康。