不想被教授拉黑？英美留学生邮件礼仪这一篇就够了！

邮件主题要对邮件内容作出概括，让教授知道这是一封关于什么的邮件。

例如：

Question About Course Add/Drop 添加/取消课程相关

Extension for XXX 请求延期

Excused Absence 请假

Application for scholarship 奖学金申请

Application Submitted 提交申请

Interview Confirmed 面试确认

xxx's seasonal Greetings: Merry Christmas 圣诞节问候

Scheduling a time 约时间

在教授名称和名字要用Dear，后面添加教授的last name（姓），而不是first name（名字）。不会有教授觉得你“太过正式”。记住，给教授留下礼貌守规矩的形象，胜过一个不礼貌的学生印象。

不要以Mr. Mrs 称呼，那样显得不太礼貌。如果你的导师有PhD学位，那最好称呼他为Dear Dr. + Last-name。

例如：

Dear Professor/Dr XXX(姓氏)

Dear XXX(建议用在有几次沟通后)

Hi xxx(较亲昵，可用在有几次来往后)

To whom it may concern(在你不知道是谁收到邮件时，例如给招生中心或网站客服发消息时可用。)

你需要先和教授寒暄一句，问问他的近况，表示礼貌和礼节，然后再介绍自己。因为你的教授每天会收到25-30封邮件，他/她不一定记得你是哪位，所以自我介绍非常重要。

开场白：

Hope this email finds you well. 

I hope all is well. 

We send you our best wishes.

How is everything going?

自我介绍：

My name is XX and l am your student in XXX class. I enjoyed your lecture/seminar/XXX...

开门见山，让教授明白你发邮件的目的，每天收到无数邮件的教授也希望最快知道他能如何提供帮助。

例如：

I am writing because...我写邮件是因为... 

I am reaching out because/to我联系您是为了...

I am writing to inquire…我写这封信是想询问...

I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about… 我想投诉…

课程相关问题：

I have a question about /I'm confused on..后面可以跟the term paper/ mid-term test/reading report 等等

向教授请假：

I am emailing you to let you know that I have missed/will miss a number of your classes due to…

如果生病了可以直接说 “due to illness”

如果是有什么突发状况，可以说“due to family emergency”

如果请假的时间比较长，可以再说清楚具体的日期，比如 My absence covered/will cover the period from xx to xx. 

预约时间：

I would like to schadeule an appointment to talk about XX ，Please let me know what time workrs best for you

调整时间：

I'm afraid we need to reschedule/delay/postpone/cancel our appointment/meeting.

附件：

I've attached ...

Please find XXX attached

I'm enclosing XXX

Please take a look at the attched file ...

注意️😮：

• 不要通过邮件向教授询问成绩。根据美国FERPA （Family Educational Rights and Privacy Act）法律的规定，分数是属于隐私权的一部分，教授不可以通过邮件告知。

• 尽量用问句代替祈使句，因为祈使句有命令的语气。

结尾要感谢你的导师阅读你的邮件。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你。

例如：

Thank you for your time and I look forward to hearing from you！

或者可添加祝福和对教授回信的期待：

I wish you well in your future studies.

The best of luck with all this.

I look forward to your reply.

Please feel free to contact me.

Thank you again for your help.

Please let me know if you have any further suggestions.

最后就是落款了，别忘了第一个字母大写：

Sincerely,（最正式最稳妥）

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

Best,

（落款格式可参考文末范文）

1. 如果对方先前已经回复过你的邮件，或者为你提供了信息，要在信件开头向他们表示感谢：

例如：

Thank you for your reply.

Thank you for getting back to me.

Thank you for the updated information.

Sorry for the late reply.

Sorry I haven't got back to you sooner.

2. 教授没有回复你的话，2个工作日内没有回复都算正常，长时间没回复可以跟进，不建议狂催。

I'm writing to follow up my email I sent earlier this week regarding a question I have about ...

3. 邮件是永久性的！发出就没有撤回一说！写完邮件务必进行检查，不要出现基础的语法、标点和拼写错误。并且检查是否成功上传附件。

4. 请一定记住每天检查邮件，不要只依赖提示铃声。任何重要通知都优先以邮件形式进行通知，错过真的会后悔！

5. 用学校给的个人官方邮箱与教授联系，自己的私人账户可能被教授认为是垃圾邮件。

6. 切忌邮件过长或者超大附件！教授、学校的工作人员、公司的HR等等平时都很忙碌。委婉表达邮件目的时不宜过于客套导致邮件冗长，令人心累。