连合理的拒绝都不会，还怎么在职场混？

职场

2023-02-17 00:02

大部分人都有太多要做的事情，却没有足够时间。答应老板、团队成员和其他人的需求可以让你找到存在感，但也会让你感到疲倦。保持长期成功的唯一方法就是擅长合理拒绝、让对方感觉到被尊重，只答应合理、有清晰应对计划的需求。

数十年来，我研究了数百家企业中最受重视、不可或缺的员工，总结出一个判断接受需求的三步法：评估需求、表达合理的拒绝，以及接受可提升自我能力的需求。

评估需求

在进行金融投资时，大多数人都会做一定程度的尽责调查——搜集更多信息，以便做出正确判断。在答应或拒绝一个需求时，你就是在决定将自己的资源投到哪里，所以也要谨慎考虑。

首先要坚持让对方明确需求。有时提出的需求很粗略，这会让你误解其具体内容或方向，所以你要帮自己和对方弄清楚需求的细节。这样一来，你就可以获得积极响应的名声。问清细节并不等于你会同意这个需求，只是表明无论能否帮上忙，你都很重视对方的需求。

要提问并做好笔记，明确包括成本和收益在内的各个方面的需求。想想律师、会计和医生写的用来帮助他们记录每个客户特别需求的备忘录。重要的是，你需要帮助提需求者把需求调整成一个可行的提案。

备忘录应该包含以下问题：

1 今天的日期和时间？（这个记录可以帮你追踪项目的发展进程）

2 提出需求者？

3 对方期望取得什么样的成果？要具体。

4 完成时间？

5 需要哪些资源？

6 需求涉及哪些相关权威人士？是否得到了他或团队的认可？

7 可能得到的好处？

8 有哪些明显或隐形的成本？

问题越大或越复杂，你需要搜集的信息就越多。

有的需求是无法实现的，有的需求看起来微不足道，不值得花时间特意写备忘录，直接去处理比较快。如果你要深究每一个细节，人们可能会指责你这是愚蠢的官僚主义作风。这么说也确实有道理。不过，绝大多数需求都需要做一些调查后，才能决定是否接受。

你会发现，一些小需求可能会发展成大需求，那些乍一看不可能完成的需求，实际上可能会比预想的容易很多，那些看似愚蠢的要求其实很精明，或者反过来。因此要坚持写备忘录，除非是极小的事情，或者非常迫切的需求。

一定要给提需求的人看你的备忘录，确定你们步调一致。想象一下，对方看到你为他提出的需求做了一个双方都认可的记录，会提升他的自信心程度。而且如果你这么做，无论你答应还是拒绝，对方都更能接受你的判断。

合理的拒绝

在正确的时间深思熟虑地拒绝可以给相关人员节省时间、免除麻烦。

匆忙决定、处理失当的拒绝，会给每个人，特别是给自己带来麻烦。比如你没有评估好需求；个人偏见影响了你的决策，比如不喜欢提需求的人，或是解雇了看起来不重要的人；或者仅仅是因为答应了太多事情而没有多余的精力导致的拒绝。

好的拒绝，重要的是时机和逻辑。你应该拒绝不能做、做不到或综合考虑各种因素后，不应该做的事情。我把这些称为“拒绝关卡”，借用了项目管理中的“阶段关卡审查”，即将工作划分为不同阶段、决定每个阶段“做或不做”的方法。

第一道关卡最容易理解。如果程序、指南或规章上禁止做某件事，或有人已经明确说过你现在不能做这类工作，那么直接拒绝就好。（如果你觉得大家都被明令禁止做这件事，也请考虑让提需求的人放弃这个想法。）

你应该这么说，“我无权决定。这个需求违反了政策（规章制度、法律）的规定。所以你根本不应该这样做。也许我可以帮你根据规定重新调整一下需求。”

你也可以在第二道关卡处直接拒绝别人（至少有时候是）。如果需求不可行，你就说：“我做不到。”如果无法说出口，那就说：“很抱歉，这大大超出了我能力范围。”

如果对方提的需求以你暂时的能力无法胜任，但只要学习之后就能处理，这种情况你也要拒绝他。你可以说，“我不擅长这个，不过如果你给我额外的学习时间，我可以试一试”。对你来说这可能是个发展的机会，也让提需求的人在以后有类似项目时可以找你。

然而，最常见的拒绝理由是过度承诺。这种情况下，人们会倾向于说“我手上还有其他重要的事情，大概没有时间来做这件事”。这是被迫拒绝。如果无法避免，就要试着尽量留着机会，之后再去满足对方的需求，或者在有空时去帮忙。

最好的回复方式是，“现在我忙着做别的事情，希望过段时间能帮你。如果不行的话，也希望将来有机会帮忙。”

第三道关卡最难判断，因为在一开始很难确定一件事是否值得做。你需要判断自己成功的可能性、潜在的回报，以及是否与你现有的工作发生冲突。有时你也需要做出“可能可以”或“现在还不行”这种比较模糊的回答。

这类情况你应该说，“我需要更多信息。让我来问几个问题……”本质上，你是在让提需求者提出一个更全面或更有说服力的方案。如果你确实理解了对方的需求，并认为当下不值得接受，你可以说：“我现在还无法答应，因为成功的可能性很低”“需要的资源太多了”“现在我手头的其他工作跟这件事冲突了”或者“这可能会导致不好的结果”。

时机方面，最重要的是要先认真考虑和分析需求，然后立即回答是否接受。不要直接拒绝，不然会让人觉得你对这个需求不屑一顾，但也不要一直拖着对方。

如果你拒绝的理由其实是想说“现在不行，但马上就可以了”的意思，那就让对方知道。

如果回答是：“我不行，但我知道有人可以做到”或“我不行，但是我可以协助你找到其他能做到的人”，那么也要尽早说出来。

如果回答是：“我可能不会、不能也不应该这么做，这是个坏主意，所以你也不应该这样做”，那么要在提需求的人强迫你或其他人之前就说出来。

接受有价值的需求

拒绝的目的是为了接受更有价值的需求，这将提升自我的价值、建立良好的关系并提高声誉。

更有价值的需求，需要和你要承担的任务、体现的价值、排出的优先项、掌握的基本原则以及上级的命令保持一致，使你满怀信心又好又快地完成工作。换句话说，这类需求会让你发挥特长，或者给你机会发展新的特长。这样的好需求会让你把时间、精力和资源投入到很有可能成功的事情上，并带来巨大的潜在利益。

已承诺的任务，关键要沟通清晰和有执行重点。首先，明确解释自己接受的原因：你可以给这个项目带来更多价值，你想合作，你看到了其中的好处。然后定下自己的行动计划，特别是可接受的交付成果。

确认双方商定好了细节，包括对方对你的需求、需要合作的部分、工作完成时间、项目进程监督者、讨论后续事项的时间。如果是多阶段项目，你可能需要多次这样的沟通。

大部分人都有太多要做的事情，却没有足够时间。答应老板、团队成员和其他人的需求可以让你找到存在感，但也会让你感到疲倦。保持长期成功的唯一方法就是擅长合理拒绝、让对方感觉到被尊重，只答应合理、有清晰应对计划的需求。

关键词：职场

布鲁斯·图尔甘（Bruce Tulgan）| 文

布鲁斯·图尔甘是管理培训公司RainmakerThinking的创始人，著有《在职场成为不可或缺人才的艺术：赢得影响力，战胜过度承诺，做好正确的事》（The Art of Being Indispensable at Work: Win Influence, Beat Overcommitment,and Get the Right Things Done）哈佛商业评论出版社，2020年出版。

孙燕 | 译蒋荟蓉 | 校腾跃| 编辑

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