如何成为老板眼中的高效员工？

内容来源：高效能系列直播之“如何做好计划”。

分享嘉宾：柯洲，笔记侠创始人&CEO。

高级笔记达人 | 归一

轮值主编 | 智勇  值班编辑 &责编 | 青羊

第 7069 篇深度好文：4800字 | 13分钟阅读

很多人做工作计划的时候，常会遇到这样的困难，比如计划做得好但很难落地、不会判断目标重要性、总被临时事项打乱原有计划、目标设置太高导致执行太难、无法区分是计划问题还是执行问题等。

总的来说，一是计划好的工作会被各种事情打乱，二是工作计划完成的进度或结果不如自己的预想。

工作计划，其实和时间紧密相关。

当你的工作计划没有完成，或者完成的质量不好，我们要先找原因是什么？是时间不够？还是事情太多？是需要多人协作？还是知识和能力的问题？

如果一个流程被拉得时间过久，就是一个工作效率的问题。

工作计划是有节点的，如果计划前面的节点被卡住了，会连累整个计划的实施。

磨蹭和协作，是计划难以实施的重要原因。时间不够用，导致很多计划不能落地。

要做好工作计划，可从以下两方面着手。

1.坚持要事第一

要事第一，是我们相比其他方法论中最重要的一部分。

计划为什么难以落地？这些工作计划看似是协作的问题，是时间的问题，但实际上可能你做的不是一件最正确的事。

① 做正确的事

如何判断一件正确的事情，你可以问自己一个问题：“你不做这个计划，会产生多大的后果？”如果这件事情不做，会产生非常不好或好的后果，那么，这件事情就是重要的。

很多人做工作计划都是乐观主义者，总是低估了完成一项工作要花费的时间。

有人说：“我有足够多的人、足够多的预算，就能更好地完成工作计划。”事实上，有很多事情比你想象中花的时间要多得多。

比如，悉尼歌剧院的修建，原计划5年完成，预算不到1000万澳元。但结果花了15年，最后预算达到1亿多澳元。

大多数计划在完成时，都会远远超过你想象中需要的时间。

《思考，快与慢》的作者丹尼尔·卡尼曼将过于乐观的计划称为规划谬误。

所以，大家一定要清楚，我们做计划的时候，一定要和团队达成共识，承认计划有被拖延的可能，然后留出足够的时间，少做一些不重要的事情。

我们为什么会对工作计划的执行过于乐观呢？是因为高估自己或他人的能力。

上个月，我找了一位有名的导师，和他谈11月开始做私董会的事情。结果他批评了我：7月就说的项目，为什么11月了还在提？我们的私董会原本计划是7月启动，结果直到11月才正式开始。

我们很容易忽略一个事实：一项工作计划的完成，是需要很多内、外部的协作。任何一个小差错，都可能会导致其中一步环节出问题，只要有一环节出问题，计划就会偏离轨道。

那么，如何更好地阻止计划偏离轨道呢？

首先，界定一个问题，找到关键的要素。

比如，很多人觉得过去没有研究过怎么开会，所以不知道开会的重点是什么；很多人过去没有读过某些书，但其实不代表没有读书。

有时候我们不是没有做计划，不是没有学习，而是我们没有第一时间界定问题。

比如看书，需要规划看哪些书、什么时间内看完等。

其次，做计划，时间从来不是最重要的前提，你对一件事情的重要识别才是。

界定要事的时候，管理者要思考两个问题：第一，这件事情不做会有什么后果？第二，这件事情有没有人比你做得更好？

如果有人做得比你更好，你要给他做，给他做不是为了分工和授权，而是让每个人发挥所长。

最后，计划不是无限制地“塞”事情，而是要让计划里的事情越来越少，越来越正确，越来越重要。

拥有要事第一的能力，既要体现在自己身上，也要帮助团队成员拥有。

② 界定要事的法则

前几天，我和麻爪爪创始人于学航探讨“要事”的几个问题：如何界定要事？当很多要事难以割舍的时候，如何割舍？制定要事会有哪些坑等？他给出了答案。

我们应该如何界定要事？界定要事是有法则的。

第一，要重视机会而不是问题。

我们要做那些能够带来机会的工作，而不是只解决问题却没有机会的工作。

第二，要重视未来，而不是过去。

做要事的时候，要思考这件事对你的未来会有多大的帮助。

第三，要尽量把目标定高。

很多厉害的公司，在要事上都会给自己定一个非常高的目标，而不是为了贪图能完成。

在制定要事上，又会遇到哪些坑呢？

第一，人才的坑。

在工作上没有做要事，没有区分要事，你就不能让人才得到最大的表现，人才就会流失。

第二，时间窗口的问题。

Facebook的前COO桑德伯格说过一段话：人的生命历程，并不是由那些看上去很保险、很容易做的事情决定的，而是由那些富有挑战、困难的事情决定的。

我们要做那些看起来更有挑战，要努力去做的事情，这样你才能得到成长。也只有在感觉到压力的时候，你才会去寻找帮助。

如果很容易就能完成的事情，都不是要事。要事就是重要的事，是那些你敢于面向未来、面向机会、敢于挑战，是可以设更高的目标，是可以通过不懈的努力达成的事情。

2.坚持四象限法则和六点工作清单制

四象限法则和六点工作清单制，是做计划重要的方法论。

如果我有三件要事，我要如何排序？要在什么时间做哪些事情比较好？

四象限法则大家都懂，但联合了“六点工作清单制”的方法后，你就不一定清楚了。

管理学家艾维利提出“六点工作清单制”，即你一天要完成的事项，尽量控制在6件之内。

如果事情列得太多，你会做不完；如果列得太少，你就不能很好地安排。

“六点工作清单制”更详细的内容，我都浓缩在《人人学得会的笔记侠高效能笔记训战营》的《计划笔记》课程里了。

① 区分要事象限

大家现在可以预演一下，拿出纸和笔， 画出横轴表示“紧急”，纵轴表示“重要”。

用10秒钟，思考今天或本周要做的事情，把这些事情都列出来，但最多不超过6件事。最后开始区分要事象限。

第一象限，紧急且重要。

比如，你有一个客户签单非常重要，因为它会影响到你这个月的业绩。而今天已经28号了，时间只剩3天了，这件事也很紧急。所以，这件事要放在第一象限。

第二象限，重要不紧急。

比如，你要学习《卓有成效的管理者》这本书，这属于重要不紧急。因为你一天或一周不学都没事，但是如果有一天学了，它将对你的管理素养提升有很大的帮助。

又或者，你维护着一个重要的大客户关系，你需要拜访他，这时选择什么时候拜访都可以，但拜访的重要性可能影响到你未来重要的战略合作机会。

第三象限，不重要不紧急。

比如看一场电影，就是什么时候看都可以，不看也不会有太大影响。

第四象限，紧急不重要。

比如，今天突然有个朋友来到北京，他想拜访你，你需要考虑是否接待。这类不速之客可能就属于紧急不重要。

但如果这个人是你很想见面却一直约不到的，可能这次拜访就变成很重要，这时要放在第一象限。

② 优先做重要不紧急的事

按四象限法则将六件事项区分之后，就要开始做选择题了：优先做哪一个象限的事情？

有人会认为优先做重要不紧急的事，有人认为优先做紧急且重要的事，到底怎么选择呢？

很多人总是习惯做一些看似很重要又很紧急的事情，认为这已经无法选择。我认为，先做重要且紧急的事情，但重点永远是做重要不紧急的事情。

在实际工作中，大多数人都成了救火队员。如果我们总是做重要且紧急的事情，我们的日子就会永远过得像一个消防队员，天天救火。

其实有些重要事情可以提前做，但因为我们一拖再拖，造成了不紧急的事情变成了紧急的事情。

比如，重视私域这件事情，其实本应是重要不紧急的事情。但因为过去几年重视程度不够，导致现在变成了重要且紧急的事情。

如果你没有提前布局的认知，你就看不见重要不紧急的事情。

但只要意识到就不晚，没有意识才是最可怕的。那些卓越成效的人，都善于提前布局，并且在要事的理解上超出很多人。

我们要先考虑事情的重要性，再考虑事情的缓急。不管是重要不紧急的事，还是重要且紧急的事，切不可把时间花在那些紧急又不重要的事情上。

作为创业者、管理者，我们在一个点上进步1分，我们的团队就能进步3分。

做好计划，能让你事半功倍。

在我的《人人学得会的笔记侠高效能笔记训战营》里，有专门一节《计划笔记》和《时间笔记》课程，教你通过笔记的心法，用好以上的工具模型，养成计划笔记的习惯，帮助你应对工作上的挑战。

我们应该怎么做，才能让计划更成功呢？

当你面对各种信息或知识之后，你可以通过笔记的心法，提高自己的整合能力、应对能力，提高结构化能力和高效能的能力，从而更好地区分要事，制定出更加合理有效的计划。

比如，我们的一位学员，在学习之前很少做计划，她的时间都安排在了自认为重要且紧急的事情上。

学完课程之后，她发现课程里还有辅助做计划的工具和习惯，于是学完之后，她把要事按四象限法则，用六点工作清单制的方法论重点做重要不紧急的事情。从而做好梳理和判断清楚要事，巧用工具和团队配合完成工作。

《人人学得会的笔记侠高效能笔记训战营》有十二讲录播课，三讲工具课，包含了幕布、思维导图和知识卡片的工具应用。通过小组抱团学习，助教点评赶帮超，理论与作业实践相结合，带领更多计划小白学会做好计划。

雷军说过：“不要用战术的勤奋，掩盖战略的懒惰。”

当我们很多项目或任务集中的时候，如何判断和做这个时代最重要的事情，是一件非常重要的事。

还有一个学员叫elephant，他学习课程之前，虽然知道要做工作清单，但不知道与四象限法则、要事关联，所以工作虽然高效，但无法更好地带团队。

清单思维，是需要把每天做的每件事情，用清单的方式进行整理，然后按照这个清单推进工作。

清单思维的做法，其实是很多人怕遗忘才记下的几件事情。但能遗忘的，都不是要事。

如果只是做一个工作任务或生活的清单，那么你只是看起来很高效、很努力，这种勤奋没有成果。

如果你看到团队成员说“一天的工作排满了”、“晚上在加班”等，你不要开心，有可能他们只是陷入了看起来高效努力的陷阱。

为了担心遗忘而做的清单，是没有核心、没有灵魂的。“六点工作清单制”不是简单的清单思维。

它是帮助大家在要事的处理上，优先善用时间管理，养成良好的工作习惯，在团队中帮助大家更职业化。

做计划笔记，是为了让我们在宝贵的时间里做自己擅长的、热爱的、正确的事。把心流及时间投入到最重要的、热爱的事情上，才是我们的工作状态。

学会整合能力，能够帮助你在很多事情之间建立关系，更好地整合你的时间。

学会结构化能力，是帮助你能够在逻辑之上整合逻辑，用价值观、人性等去判断什么是对的，找到最重要的事情。

拥有要事思维的人，是一个善用时间的人。善用时间并不是要把每一分钟都用好，而是懂得把大块时间投到那些真正重要的要事上。

要做到要事思维并不容易，这需要大量的克制。

苹果设计总监乔纳森·艾维，曾向乔布斯请教：如何做到只专注在少数的几件重要的事上？

乔布斯说：“当你每做一件事情的时候，你就问自己两个问题：这件事情是最重要的事情吗？是你应该做的事情吗？如果不是你最应该做的，你就要克制，就要减少，就要聚焦。”

今天这个时代，每一个人，每一个组织，每一个团队，都需要计划要事的能力，成为更职业化、更高效的人。

要把你浪费在其他不重要事情上的80%时间拿出来，集中精力放在那些最重要的20%的事情上。

要事不是你一个人在干，而是一群人都在干。

很多时候我们变成时间的奴隶，是因为没有抵御住紧急事务的进攻，没有学会分解时间，没有聚焦在主要的几件重要的事情上，不敢舍弃。

欢迎你们加入我的《人人学得会的笔记侠高效能笔记训战营》进行系统化学习，新的17期将于12月1日开营，你将和一群人一起，在一群助教的带领下，改变和提升计划管理、时间管理、会议管理等方方面面的能力。

善用工具，善用“六点工作清单制”，善用时间，善用四象限区分，将计划做到有效且高效。

你可以辜负那些躺平者，也可以辜负那些懒惰者，但是你不能辜负那些对生活认真、对工作追求、对自己未来有梦想的、有憧憬的人。

我们一定要把最重要的生命、最重要的经历、最重要的时间、最重要的心力，给那些最重要的人，最值得对待的人。

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时间：12月1日-12月21日

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